Zasady zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia, podstawę do dokonania zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych do jazd lokalnych powinna stanowić umowa cywilnoprawna, zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Przy czym zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu może być dokonany w formie:

• miesięcznego ryczałtu - obliczanego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne (ustalonego w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, z uwzględnieniem postanowień § 3 i 4 ww. rozporządzenia) albo
   
• tzw. kilometrówki, czyli kwoty wynikającej z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i odpowiedniej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (w takim przypadku pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).

Pracownik, który otrzymuje zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do jazd lokalnych w formie ryczałtu, ma obowiązek składać pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu (zawierające dane wskazane w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Kwota ustalonego ryczałtu ulega zmniejszeniu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Określone w ww. rozporządzeniu stawki za jeden kilometr przebiegu wynoszą:

• 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
   
• 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Niekiedy w praktyce - w celu kompensaty realnych kosztów przejazdów - pracodawcy w umowach zawartych z pracownikami przyjmują wyższe stawki. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne, powoduje jednak określone skutki przy obliczaniu składek ZUS pracownika oraz kosztów podatkowych pracodawcy (piszemy o tym dalej).

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych

UWAGA! Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
   
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
   
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.