Świadczenia wypłacane pracownikom - opodatkowanie i oskładkowanie

W przypadku jednostek budżetowych oraz pracodawców spoza budżetu, którzy nie określili zasad wypłacania świadczeń delegacyjnych w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę), rodzaje tych świadczeń oraz zasady ich wypłacania wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Pozostali pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych określają we wspomnianych przepisach zakładowych. Kodeks pracy wprowadza tu tylko jeden wymóg, a mianowicie przepisy te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - w wysokości niższej niż dieta krajowa określona w ww. rozporządzeniu (aktualnie wynosi 30 zł za dobę podróży).

Jeżeli za zgodą pracodawcy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, to przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W myśl tego rozporządzenia, stawka za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm³ wynosi 0,5214 zł,
   
• powyżej 900 cm³ wynosi 0,8358 zł.

Przychód z tytułu świadczeń otrzymanych w związku z podróżą służbową może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF. W oparciu o ten przepis, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

A zatem, gdy pracodawca zwróci pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej limitów wynikających z ww. rozporządzeń, to cały uzyskany z tego tytułu przez pracownika przychód będzie wolny od podatku. Jeśli jednak przykładowo pracodawca wypłaci pracownikowi (odbywającemu podróż służbową) dietę w wysokości wyższej niż określona w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej albo zwróci pracownikowi koszty przejazdu w wysokości wyższej niż limit "kilometrówki", wówczas nadwyżka ponad ww. limity będzie podlegała opodatkowaniu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników - w tym odbywających podróż służbową, o ile podlegają polskim ubezpieczeniom - stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Oskładkowaniu nie podlegają również przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236).

Rozporządzenie to wyłącza z podstawy wymiaru składek ZUS m.in. diety i inne należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej, ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (por. § 2 ust. 1 pkt 15).

W sytuacji wypłaty pracownikowi świadczeń - będących odpowiednikiem diet i innych należności z tytułu podróży służbowej - w kwotach wyższych niż wskazane w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, nadwyżka ponad ich wysokość podlega składkom ZUS. W takim przypadku kwotę nadwyżki pracodawca ma obowiązek doliczyć pracownikowi do jego pozostałych przychodów (podlegających oskładkowaniu), a następnie od łącznej wartości naliczyć mu składki ubezpieczeniowe do ZUS.