Zwrot kosztów paliwa dokonywany na innych zasadach niż określono w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej

Pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić wysokość oraz warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest on objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Warunki te mogą być inne niż określone w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej. Pracodawca może m.in. ustalić wyższą "kilometrówkę".

Może być też tak, że pracodawca określi - w ww. układzie/regulaminie/umowie o pracę - iż wydatki na zakup paliwa do prywatnego samochodu pracownika, wykorzystywanego do odbycia podróży służbowej, będą temu pracownikowi zwracane w wysokości faktycznie przez niego poniesionej. W takim przypadku, w celu udokumentowania wysokości tych wydatków, pracownik będzie zobowiązany przedstawić pracodawcy dokumenty (np. faktury) potwierdzające wysokość poniesionych kosztów.

UWAGA! Przy ustalaniu zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracownika w podróży służbowej warto zwrócić uwagę na argumentację podaną przez skład siedmiu sędziów Sądu Najwyższego w uchwale z 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP 1/14. W uchwale tej - odnoszącej się wprawdzie do ryczałtu za nocleg dla kierowców odbywających nocleg w kabinie samochodu - sąd orzekł, że takiemu pracownikowi (kierowcy) przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy.

Z powyższego można wysnuć wniosek, że ustalając - w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę - wysokość i warunki zwrotu pracownikowi kosztów podróży służbowej, pracodawca powinien przyjąć warunki co najmniej tak korzystne, jak w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. W kontekście zwrotu pracownikowi kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracodawca może zatem ustalić, że zwrot kosztów paliwa będzie dokonywany na rzecz pracownika w wysokości faktycznie przez niego poniesionej, kwota ta nie powinna być jednak niższa od ww. limitu "kilometrówki".

Przychód pracownika

Zasadniczo wszelkie należności, jakie pracownik otrzymuje od pracodawcy, należą do przychodów ze stosunku pracy. Gdy jednak należności te związane są z odbyciem podróży służbowej przez pracownika, wówczas mogą być wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF. Na mocy tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Gdy pracodawca zwróci pracownikowi koszty przejazdów w podróży służbowej (odbywanej prywatnym samochodem pracownika) w wysokości faktycznie przez niego poniesionej (wydatki na zakup paliwa), w kwocie nieprzekraczającej "kilometrówki", to zwrócona kwota będzie wolna od podatku. Opodatkowaniu podatkiem dochodowym będzie natomiast podlegała ewentualna nadwyżka zwróconych kosztów zakupu paliwa ponad ten limit (wydaje się, że w praktyce sytuacja ta wystąpi raczej rzadko, gdyż zazwyczaj kwota "kilometrówki" jest wyższa od wydatków faktycznie poniesionych na zakup paliwa).

Koszty uzyskania przychodów pracodawcy

Kwalifikując omawiane wydatki do kosztów podatkowych należy mieć jednak na uwadze treść art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o PDOF. Na podstawie tych przepisów, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej "kilometrówkę" (tj. kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu (zawierającą co najmniej dane określone w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 5 i 7 ustawy o PDOF). W razie braku takiej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztów podatkowych.

A zatem wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu, mieszczące się w limicie "kilometrówki", mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów pracodawcy, gdy do samochodu tego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. Gdyby pracodawca zwrócił pracownikowi koszty używania ww. samochodu w wysokości przekraczającej "kilometrówkę", to nadwyżka nie będzie stanowiła u pracodawcy kosztu uzyskania przychodu.