Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przy jazdach lokalnych

Z ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej dla celów VAT powinna wynikać dokładna trasa przejazdu samochodem. Nie ma natomiast znaczenia, czy przy kilku przejazdach lokalnych (tj. w obrębie tej samej miejscowości) podatnik dokona jednego wpisu, czy też każdy przejazd ujmie odrębnie. Tak wynika z wyroku WSA w Rzeszowie z 3 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Rz 1073/14 (orzeczenie prawomocne).

W sprawie rozstrzyganej w ww. wyroku podatnik uznał, że jeżeli pracownicy w ciągu dnia odbywają dużo krótkich wyjazdów (np. przejazd do sklepu w celu zakupu materiałów biurowych, przejazd do urzędu, na pocztę), w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej dla celów VAT wystarczy wprowadzić tylko jeden wpis obejmujący opis trasy oznaczonej miejscowością wyjazdu i powrotu, wskazując łączny cel wyjazdu oraz podając pozostałe dane określone w art. 86a ust. 7 pkt 4 ustawy o VAT. Organ podatkowy nie zgodził się jednak z tym stanowiskiem i uznał, że dla samochodu wykonującego w danym dniu bardzo wiele krótkich przejazdów, w ewidencji przebiegu pojazdu należy dla każdej trasy dokonać odrębnych wpisów. Nie można bowiem uznać wyjazdu w kilka różnych miejsc, w obrębie jednego dnia, za jednorazowe wykorzystanie pojazdu. Podkreślono przy tym, że zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, aby zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. W ewidencji tej trzeba zatem wskazać np. adres sklepu, urzędu czy poczty.

Również WSA uznał, że opis trasy w ewidencji przebiegu pojazdu powinien zawierać adresy miejsc (sklepu, urzędu, poczty, itp.), do których udawał się pracownik danym pojazdem. Gdyby bowiem podatnik podał jedynie miejscowość wyjazdu i przyjazdu, bez ścisłego określenia miejsca, gdzie przejazd był realizowany, mógłby wpisać dowolną ilość przejechanych kilometrów, maskując tym samym wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych. Zdaniem WSA, drugorzędną natomiast kwestią jest to, czy w ww. ewidencji podatnik dokona jednego wpisu z wyszczególnieniem dokładnej trasy przejazdu do poszczególnych miejsc, czy też każdy przejazd wpisze odrębnie. W wyroku tym czytamy:

"(...) Sąd wyraża zapatrywanie, że w pojęciu trasy w rozumieniu art. 86a ust. 7 pkt 4 lit. c) (ustawy o VAT - przyp. red.) mieści się także taka sytuacja faktyczna, gdy pojazd wyruszając z siedziby spółki odwiedza szereg punktów pośrednich dojeżdżając do miejsca docelowego, którym może być siedziba spółki. Zdaniem Sądu, nic nie sprzeciwia się takiemu rozumieniu pojęcia "trasa" na gruncie komentowanych przepisów ustawy o VAT, a co za tym idzie, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu dla całej trasy z punktami pośrednimi. Niemniej jednak w rubryce dotyczącej opisu trasy (skąd - dokąd) powinien się znaleźć dokładny opis tej trasy ze wskazaniem adresów punktów pośrednich, np. poczty, sklepów czy urzędów, a w rubryce "cel wyjazdu" powinien być wskazany każdy, powiązany z tymi punktami pośrednimi, cel wyjazdu. W takim rozumieniu znaczenia pojęcia trasa, będzie ona odpowiadała sformułowaniu "wykorzystania" rodzącemu obowiązek dokonania jednego wpisu zawierającego wszystkie dane, o których była mowa wyżej. W sytuacji, gdy samochód podatnika od wyjazdu z siedziby spółki, do momentu powrotu tam, odwiedza np. kilku lub kilkunastu odbiorców, możliwe jest dokonanie jednego wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu. Taki sposób postąpienia stanowi minimalne obciążenie podatnika, a z drugiej strony jest to wystarczające do osiągnięcia celów, dla których prawodawca ustanowił obowiązek prowadzenia takiej ewidencji. (...)"

Końcowo zaznaczamy, że nie tylko organ podatkowy w sprawie, która znalazła swój finał w sądzie, uznał, iż w ewidencji przebiegu pojazdu każdy przejazd musi być wpisany odrębnie. Podobnie uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 13 listopada 2014 r., nr IPPP1/443-1080/14-4/IGo. Takie rygorystyczne stanowisko nie znajduje jednak uzasadnienia. Pozostaje mieć jedynie nadzieję, że korzystne wyroki sądowe spowodują zmianę stanowiska fiskusa i że w przyszłości organy podatkowe będą prezentowały korzystniejsze stanowisko.