Diety i zwrot kosztów noclegu wypłacane pracownikowi będącemu w podróży służbowej

Świadczenia z tytułu podróży w świetle przepisów Kodeksu pracy

Stosownie do przepisów art. 77⁵ Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej należności te określa minister właściwy do spraw pracy. W tym zakresie obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwane dalej: rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony wcześniej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika z tzw. sfery budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera stosownych postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Pracodawcy spoza tzw. sfery budżetowej mogą więc samodzielnie ustalać warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych, pamiętając, by dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej bądź zagranicznej nie była niższa niż 30 zł za dobę podróży. Taką wysokość diety przewiduje bowiem aktualnie rozporządzenie w sprawie podróży służbowej.

Diety

W związku z tym, że u pracownika przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, takim przychodem są także m.in. diety wypłacone z tytułu odbytej przez pracownika podróży służbowej. Diety korzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Wobec tego wypłacone diety w części stanowiącej nadwyżkę ponad kwoty diet ustalonych w tym rozporządzeniu są u pracownika przychodem ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu.

Zwrot kosztów noclegu

Należności z tytułu zwrotu kosztów noclegu w podróży służbowej także korzystają ze zwolnienia od podatku w ograniczonej wysokości. Przy czym ograniczenie to nie ma bezwzględnego charakteru.

Kwota z tytułu zwrotu kosztów noclegu, analogicznie jak przysługujące pracownikowi diety, korzysta ze zwolnienia od podatku, do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Przepis § 8 tego rozporządzenia przewiduje, że za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł (20 x 30 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit. Przepisy nie wskazują, co należy rozmieć przez "uzasadnione przypadki", które uprawniają do przyznania zwrotu kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit. Można w związku z tym przyjąć, że w gestii pracodawcy leży rozstrzygnięcie, kiedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości przewyższającej wymienioną kwotę.

Jeżeli pracodawca oceni, że okoliczności zaistniałe podczas krajowej podróży służbowej uzasadniały poniesienie wydatków na nocleg w kwocie przekraczającej limit i w związku z tym zwróci faktycznie poniesione przez pracownika z tego tytułu wydatki potwierdzone rachunkiem, to wypłacona kwota w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.