Nabycie oraz amortyzacja wielostanowiskowej licencji na program komputerowy

Jednostka zakupiła licencję na program komputerowy (system operacyjny) z przeznaczeniem na kilkanaście stanowisk. Jej wartość przekracza 3.500 zł. Czy licencję taką można zamortyzować jednorazowo w ramach odpisu przewidzianego dla małych podatników?

W przypadku amortyzacji licencji na programy komputerowe, podobnie jak w odniesieniu do innych wartości niematerialnych i prawnych, nie jest dopuszczalne stosowanie ani metody degresywnej, ani metody jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, o której jest mowa w art. 16k ust. 7 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22k ust. 7 ustawy o PDOF). Obie metody mogą być stosowane wyłącznie do środków trwałych z grupy 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych przez tzw. małych podatników oraz podatników w pierwszym roku prowadzenia działalności gospodarczej.

Programy (licencje) uznane za wartości niematerialne i prawne podlegają amortyzacji przy zastosowaniu metody liniowej. Jak wynika z art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF), okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych nie może być krótszy niż 24 miesiące, co oznacza, że maksymalna stawka amortyzacyjna nie może przekraczać 50% w ujęciu rocznym.

Zwróćmy uwagę, że licencje na programy komputerowe zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych, jeśli nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok oraz wykorzystywane są na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (por. art. 16b ust. 1 ustawy o PDOP oraz odpowiednio art. 22b ust. 1 ustawy o PDOF).

Wartość początkową zakupionego programu komputerowego stanowi, na ogólnych zasadach, jego cena nabycia, tj. kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania go do używania, a w szczególności o koszty instalacji i uruchomienia tych programów oraz systemów komputerowych, odsetek, prowizji i pomniejszona o podlegający odliczeniu podatek VAT.

W księgach rachunkowych wydatki na nabycie licencji zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych i podlegających amortyzacji księguje się zapisem:

Inaczej przebiegałoby rozliczenie podatkowe i ewidencja księgowa, gdyby wartość początkowa nabytego programu (licencji) nie przekraczała kwoty 3.500 zł. Podobnie jak w przypadku środków trwałych, można by dokonać jednorazowego odpisu lub w ogóle odstąpić od amortyzacji, zaliczając wydatek na nabycie programu (licencji) bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania (por. art. 16d ust. 1 ustawy o PDOP oraz odpowiednio art. 22d ust.1 ustawy o PDOF).

W takim przypadku wydatek na nabycie podlegałby bezpośredniemu odpisaniu w koszty działalności operacyjnej, zapisem: