Sporadycznie używany program FK

Jednostka w skutek reorganizacji zakupiła nowy system finansowo-księgowy. Dotychczasowe oprogramowanie nie będzie już wykorzystywane, ale pozostanie dostępne dla celów sprawozdawczych, analitycznych i kontrolnych. Czy w związku z tym możemy je nadal amortyzować?

W praktyce programy komputerowe użytkowane są przez ich nabywców najczęściej na podstawie licencji udzielonej przez podmiot posiadający do nich prawa autorskie. Możliwe jest również nabycie oprogramowania wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.

Jak wynika z art. 16b ust. 1 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22b ust. 1 ustawy o PDOF), licencje, a także autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, zaliczane są do wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, o ile zostały nabyte i nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia ich do używania, przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok i są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Amortyzacji nie podlegają zaś wartości niematerialne i prawne (w tym licencje), które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane. W takim przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność (por. art. 16c pkt 5 ustawy o PDOP odpowiednio art. 22c pkt 5 ustawy o PDOF).

Co do zasady wyrażonej w art. 16h ust. 1 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22h ust. 1 ustawy o PDOF), odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym te wartości wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.

Jak wynika zatem z powołanych przepisów, zakup nowego oprogramowania FK i zaprzestanie bieżącego użytkowania dotychczasowego oprogramowania nie powoduje konieczności zakończenia jego amortyzacji. Będzie tak, o ile nie nastąpiło: zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z jego wartością początkową, nie postawiono go w stan likwidacji, nie dokonano jego zbycia, ani nie stwierdzono jego niedoboru.

Dodatkowym argumentem za przyjęciem takiego rozwiązania jest wyrażony w pytaniu zamiar sporadycznego użytkowania "starego" oprogramowania do celów sprawozdawczych, analitycznych czy kontrolnych. Nawet takie incydentalne użytkowanie przesądza o przydatności oprogramowania w prowadzonej działalności. Jedyną różnicą jest mniejszy zakres jego wykorzystania.

Przypomnijmy, że okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe, zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych, nie może być krótszy niż 24 miesiące. Oznacza to, że stawka amortyzacyjna może wynosić maksymalnie 50% rocznie (por. art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP oraz art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF). Co istotne, stawki amortyzacyjne dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych ustalane są przez podatników na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Tak więc w przypadku ustalenia zbyt niskiej stawki (np. niższej niż 50%), nie ma możliwości jej podwyższenia, tak jak np. przewidują to przepisy art. 16i ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22i ustawy o PDOF) dotyczące środków trwałych.

Odnośnie amortyzacji bilansowej należy stwierdzić, że również ona powinna być kontynuowana. Różnica dotyczyć może jedynie stosowanej stawki amortyzacyjnej. Na podstawie art. 32 ust. 3 w powiązaniu z art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości, poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacyjnych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych. Tak więc, w omawianym przypadku, dla celów bilansowych istnieje możliwość (ale nie konieczność) zmiany stawki amortyzacyjnej.