Koszty prac rozwojowych po 1 stycznia 2016 r.

Budujemy prototyp maszyny (nie prowadzimy jednak działalności badawczo-rozwojowej w sposób systematyczny). Jeżeli zamierzony cel zostanie osiągnięty, to urządzenie zostanie sprzedane albo będzie wykorzystywane do świadczenia usług. Czy są to koszty bieżące, czy powstaną w związku z tym wartości niematerialne i prawne?

Od 1 stycznia 2016 r. do ustaw o podatku dochodowym wprowadzono m.in. definicję prac rozwojowych. Jak wynika z art. 4a pkt 28 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 5a pkt 40 ustawy o PDOF), ilekroć w ustawie jest mowa o pracach rozwojowych, oznacza to nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług, z wyłączeniem prac obejmujących rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, istniejących usług oraz innych operacji w toku, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń, w szczególności:

a) opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych oraz demonstracje, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt nie został określony,

b) opracowywanie prototypów i projektów pilotażowych, które można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku gdy prototyp lub projekt pilotażowy stanowi produkt końcowy gotowy do wykorzystania komercyjnego, a jego produkcja wyłącznie do celów demonstracyjnych i walidacyjnych jest zbyt kosztowna.

Zgodnie z powyższym, ponoszone przez pytającą jednostkę wydatki na budowę prototypu maszyny należy kwalifikować do kosztów prac rozwojowych.

Jak stanowi art. 15 ust. 4a ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22 ust. 7b ustawy o PDOF), koszty prac rozwojowych mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów:

1) w miesiącu, w którym wydatki na te prace zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, albo

2) jednorazowo w roku podatkowym, w którym prace zostały zakończone, albo

3) poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 3 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22m ust. 1 pkt 3 ustawy o PDOF) od powstałej wartości niematerialnej i prawnej.

Stosownie do art. 16b ust. 2 pkt 3 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 22b ust. 2 pkt 2 ustawy o PDOF), koszty prac rozwojowych zakończonych pozytywnym wynikiem, który może być wykorzystany na potrzeby działalności gospodarczej podatnika, podlegają uznaniu za "wartości niematerialne i prawne" niezależnie od przewidywanego okresu używania ich efektu, jeżeli:

a) produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone, oraz

b) techniczna przydatność produktu lub technologii została przez podatnika odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie podatnik podjął decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii, oraz

c) z dokumentacji dotyczącej prac rozwojowych wynika, że koszty prac rozwojowych zostaną pokryte spodziewanymi przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii.

Odpisów amortyzacyjnych od uznanych za wartości niematerialne i prawne prac rozwojowych dokonuje się, w okresie nie krótszym niż 12 miesięcy, licząc od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wartości te zostały wprowadzone do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.

Jakie koszty poniesione przez podatnika na działalność badawczo-rozwojową uważa się za "koszty kwalifikowane", które mogą być odliczane od podstawy opodatkowania?

Od 1 stycznia 2016 r. dodano do ustawy o PDOP art. 18d (odpowiednio art. 26e do ustawy o PDOF). Wynika z niego, że od podstawy opodatkowania odlicza się koszty uzyskania przychodów poniesione przez podatnika na działalność badawczo-rozwojową. Są to tzw. "koszty kwalifikowane".

Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Do kosztów kwalifikowanych zalicza się:

• należności ze stosunku pracy oraz składki z tytułu tych należności, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej,
   
• nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową,
   
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, a także nabycie wyników badań naukowych, świadczonych lub wykonywanych na podstawie umowy przez jednostkę naukową na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej,
   
• odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem.

Za koszty kwalifikowane uważa się tu również dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością. Do kosztów tych nie stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 48 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOF).

UWAGA! Kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć limitów określonych w art. 18d ust. 7 ustawy o PDOP (odpowiednio art. 26e ust. 7 ustawy o PDOF).

W przypadku ww. należności ze stosunku pracy oraz składek z tytułu tych należności (w części finansowanej przez płatnika składek), kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć 30% tych kosztów. Z kolei w przypadku pozostałych kosztów kwalifikowanych, ich kwota nie może przekroczyć:

a) 20% tych kosztów - jeżeli podatnik jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,

b) 10% tych kosztów - w przypadku pozostałych podatników.

Koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie.

Prawo do odliczenia nie przysługuje podatnikowi, jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia.

WAŻNE: Odliczenia ww. kosztów kwalifikowanych dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym je poniesiono. Podatnicy, którzy korzystają z tego odliczenia, mają obowiązek wykazać w zeznaniu koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu.

Jeśli podatnik poniósł za rok podatkowy stratę lub wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia - odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części - dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie trzy lata podatkowe, następujące bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.

Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową są zobowiązani wyodrębnić w prowadzonych księgach rachunkowych (lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów) koszty działalności badawczo-rozwojowej (zob. art. 9 ust. 1b ustawy o PDOP oraz odpowiednio art. 24a ust. 1b ustawy o PDOF).