Pytania dotyczące struktury dla ksiąg rachunkowych

Zespoły, kategorie i podkategorie kont

JPK zawiera wymóg podania takich danych jak kod zespołu, kategorii i podkategorii - konieczne jest doprecyzowanie, o jakie dane chodzi. Wskazane jest również, aby pola te były polami opcjonalnymi, nie wszystkie plany kont są budowane w takiej hierarchii. Z pewnością będzie możliwe podanie kodu i opisu konta oraz typu konta i zespołu, jednak nie wszędzie będzie istniała tak rozbudowana hierarchia kont, jak zakłada to JPK. Rozumiemy, że w przypadku braku wskazanej hierarchii w planie kont danego systemu nie będzie konieczności budowania tej struktury w sposób sztuczny.

Jednostki są zobowiązane - zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości - do posiadania zakładowego planu kont, jednak ustawa nie wskazuje na sposób jego tworzenia. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe każdej jednostki tworzą m.in. konta księgi głównej (syntetyczne) i konta ksiąg pomocniczych (analityczne), które są uszczegółowieniem zapisów na kontach księgi głównej. Zarówno konta księgi głównej, jak i konta ksiąg pomocniczych mają swoje symbole. Co do zasady symbole kont analitycznych to rozszerzenie symboli kont syntetycznych.

Księgowania dokumentów zbiorczych w dzienniku - księdze głównej

Rozumiemy, że w tabeli "Dziennik Główna" mają być ujęte księgowania wykonane w księdze głównej. Jeśli zatem będą to księgowania dokumentów zbiorczych lub księgowania wykonane na podstawie eksportu z dedykowanych modułów (np. księgowanie płac, księgowanie amortyzacji), to wykazaniu w dzienniku będzie podlegało właśnie to księgowanie danych zagregowanych i nie będzie wymagane dostarczenie danych w podziale na przykład na każdego pracownika, jeśli chodzi o płace lub na każdy środek trwały, jeśli chodzi o amortyzację. Oczywiście w przypadku gdy na poziomie księgi głównej wykonane będą księgowania detaliczne, to dane te będą mogły być zaraportowane, jednak w przypadku księgowania dokumentu zbiorczego nie będzie konieczności rozbijania zaksięgowanej kwoty na poszczególne elementy analityczne, których w księdze głównej nie ma.

Konta ksiąg pomocniczych uszczegóławiają zapisy na kontach księgi głównej. Dlatego w raportach JPK dla potrzeb kontroli konieczne będą zarówno informacje pochodzące z kont księgi głównej, jak i kont ksiąg pomocniczych. Nie oznacza to jednak konieczności wprowadzenia zmian w organizacji rachunkowości, czy integracji modułów działających odrębnie w jednostkach z dniem 1 lipca 2016 r. Jeśli realizacja celu kontroli będzie wymagała danych szczegółowych niedostępnych na poziomie księgi głównej, sprawdzenie to początkowo będzie odbywało się poza strukturą JPK. Zakłada się stopniowe dostosowanie organizacji rachunkowości w jednostkach do potrzeb raportowania wg struktur JPK zapewniającego realizację celu kontroli.

Dzielenie ksiąg rachunkowych za okresy krótsze niż miesiąc

W przypadku podatników, którzy ze względu na duży wolumen danych zdecydują się na podzielenie JPK za żądany okres na kilka plików za krótsze okresy, dodatkowym problemem może być uzupełnienie pozycji "ObrotyWinienNarast" oraz "ObrotyMaNarast". Warto zwrócić uwagę na fakt, iż pola te mają dotyczyć obrotów od otwarcia ksiąg, do końca okresu, którego JPK dotyczy, co może być problematyczne z perspektywy niektórych systemów ERP oraz F/K, jeśli plik przygotowywany za dany okres będzie musiał zostać podzielony na wspomniane pliki za krótsze okresy. Pragniemy zwrócić uwagę Ministerstwa, iż należy przede wszystkim doprecyzować, czy koniec okresu, którego JPK dotyczy, należy rozumieć jako koniec okresu, za który przygotowano konkretny plik, czy może koniec całego okresu wynikającego z żądania organów podatkowych.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostki mają obowiązek sporządzać zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca. W tym zestawieniu znajdą się również obroty narastająco od początku roku obrotowego. Dzielenie ksiąg na okresy krótsze niż miesiąc powinno być poprzedzone analizą niezbędności takiego rozwiązania. Organy podatkowe nie będą żądać uzyskania takich zbiorów, jeśli nie będzie przewidywała tego standardowa funkcjonalność systemu wykorzystywanego przez podatnika.

Numer dowodu księgowego a numer systemowy

W sekcji "DziennikGlowna", w polu "Nr Dowodu Księgowego" wymagany jest kod umożliwiający powiązanie zapisu w Dzienniku - Księdze Głównej z dowodem księgowym. W praktyce uzyskanie takiego kodu często będzie niemożliwe. W systemach nadawane są bowiem jedynie numery systemowe, zaś numery dowodów jako takie nadawane są częstokroć dopiero na późniejszym etapie opracowywania dowodów księgowych.

Rozwiązaniem przedstawionej powyżej kwestii może być umożliwienie uzupełniania w polu "Nr Dowodu Księgowego" numeru systemowego zarejestrowanego dokumentu. Podejście takie, przy założeniu unikalności numerów systemowych oraz ich jednoznacznego przypisania do dowodu księgowego, oznaczałoby możliwość prawidłowego zidentyfikowania dowodu księgowego, zapisanego pod danym numerem w systemie, a tym samym osiągnięcie skutków tożsamych z zamierzonymi przez Ministerstwo.

Ustawa o rachunkowości w art. 14 ust. 2 wskazuje, iż sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Nie wskazuje natomiast w jaki sposób nastąpi identyfikacja dowodu księgowego. Zatem może to być numer systemowy, który pozwoli zidentyfikować dowód źródłowy.

Międzynarodowe standardy rachunkowości a JPK

Czy dane przedstawiane mają dotyczyć Księgi głównej niezależnie od tego, czy jest ona prowadzona zgodnie z US GAAP, IFRS, czy ustawą o rachunkowości?

Zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy o rachunkowości jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej oraz związanymi z nimi interpretacjami ogłoszonymi w formie rozporządzeń Komisji Europejskiej, zwanymi dalej "MSR", stosują przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie, w zakresie nieuregulowanym przez MSR.

A zatem jednostki te stosują przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, inwentaryzacji oraz ochrony danych, bowiem te zagadnienia nie są uregulowane w MSR.