ZWROT PODATKU NALICZONEGO W INNYM PAŃSTWIE UE - WNIOSEK VAT-REF

Formularz VAT-REF adresowany jest do polskich podatników, którzy ubiegają się o zwrot podatku od wartości dodanej w innym państwie członkowskim.

O zwrot podatku od wartości dodanej może ubiegać się podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT. Podatek, o zwrot którego występuje podatnik, zawarty jest w cenie nabywanych przez niego towarów i usług lub zapłacony w związku z zaimportowaniem przez niego towarów w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej, wykorzystywanych do wykonywania czynności dających podatnikowi prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju.

Mając na uwadze regulacje dyrektywy Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. Urz. UE L nr 44/23 ze zm.), należy stwierdzić, że chodzi wyłącznie o takich podatników VAT, którzy na terytorium państwa członkowskiego zwrotu, w okresie zwrotu:

1) nie mieli siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których dokonywano transakcji gospodarczych, albo w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu,

2) nie dostarczali żadnych towarów ani nie świadczyli usług uważanych za dostarczane lub świadczone w państwie członkowskim zwrotu, z wyjątkiem ściśle określonych transakcji.

Podatnicy uprawnieni do żądania zwrotu, to podmioty, które:

• są podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT,
   
• u których sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ustawy o VAT,
   
• nie dokonują wyłącznie czynności zwolnionych od podatku (z pewnymi wyjątkami wymienionymi w art. 86 ust. 9 ustawy o VAT),

a więc takie podmioty, które mają prawo do odliczania VAT również w kraju.

W związku z tym, że wniosek o zwrot podatku VAT musi być złożony wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, konieczne stało się stworzenie specjalnego druku.

W tym celu na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.finanse.mf.gov.pl umieszczony został interaktywny formularz o nazwie VAT-REF, za pomocą którego można składać drogą elektroniczną wnioski o zwrot podatku VAT.

Adresatem wniosku jest administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu, jednak składa się go za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.

Wniosek o zwrot musi być złożony nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy. Za datę złożenia wniosku uznaje się przyjęcie wniosku przez system e-Deklaracje.

Jeśli wniosek spełnia wymagania, system automatycznie wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Stanowi ono dowód złożenia wniosku i potwierdza termin jego złożenia. Na dokumencie tym znajduje się również numer wniosku, pod którym został on zarejestrowany.

Po potwierdzeniu uprawnień podatnika do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej, urząd skarbowy przekazuje wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w terminie 15 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania.

W przypadku gdy weryfikacja uprawnień wnioskodawcy do biegania się o zwrot podatku VAT przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. O wydaniu takiego postanowienia podatnik zostanie poinformowany pocztą elektroniczną, a samo postanowienie zostanie doręczone pocztą tradycyjną.

Decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku przez państwo członkowskie zwrotu podatnik powinien otrzymać w terminie 4 miesięcy od otrzymania wniosku. Jeśli administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu zażąda dodatkowych informacji, wówczas decyzja powinna być wydana do 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. W przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku.

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej zamieściło również instrukcję wypełniania wniosku VAT-REF, w której szczegółowo wyjaśnia jakie informacje należy podać w poszczególnych polach formularza.

Na kolejnych stronach omawiamy sposób wypełniania wybranych pozycji.

CZĘŚĆ A formularza dotyczy miejsca i celu składania wniosku.

Poz. 7. Rodzaj składanego wniosku - przez zaznaczenie właściwego kwadratu wnioskodawca informuje o celu złożenia wniosku: czy jest to wniosek o zwrot, wniosek o zwrot i zmiana proporcji czy też sama zmiana proporcji.

Zmiana proporcji za dany okres może być złożona przez podatnika tylko raz (nie może być korygowana) i jest ona rozsyłana do wszystkich krajów członkowskich zwrotu.

CZĘŚĆ B formularza przeznaczona jest na dane wnioskodawcy.

CZĘŚĆ C zawiera dane osoby reprezentującej podatnika.

Podatnik może ubiegać się o zwrot podatku za pośrednictwem pełnomocnika (reprezentanta). W tym celu powinien złożyć pełnomocnictwo w tym samym urzędzie skarbowym, w którym składa wniosek VAT-REF.

W krajach unijnych innych niż Polska istnieje możliwość powołania jako pełnomocnika osoby prawnej. W części C w polu "Nazwisko" istnieje możliwość wpisania 90 znaków, co pozwala na wskazanie (oprócz nazwiska) również nazwy podmiotu będącego reprezentantem.

Poz. 26. Inny identyfikator reprezentanta (wypełnić w przypadku braku NIP).

Typ: po zaznaczeniu pola "typ" rozwija się lista innych niż NIP rodzajów identyfikatorów reprezentanta, na której należy zaznaczyć właściwy typ, który go identyfikuje:

• NVAT - numer rejestracyjny VAT (VAT Identyfication Number),
   
• TIN - numer identyfikacji podatkowej (Tax Identyfier Number),
   
• other - identyfikator inny niż NVAT i TIN.

Kraj: po zaznaczeniu tego pola, rozwija się lista krajów, na której należy wybrać ten, w którym nadano identyfikator.

Kwalifikator: jest to opis innego rodzaju identyfikatora, którego nazwę należy wpisać w rubryce obok.

Numer: należy wpisać numer wybranego typu identyfikatora.

CZĘŚĆ D obejmuje dane wniosku o zwrot podatku VAT.

Poz. 41. Numer wniosku, do którego odnosi się korekta - należy wypełnić, w przypadku korekty pierwotnego wniosku. Numer wniosku jest generowany automatycznie przez system VAT-REFUND, a wnioskodawca otrzyma numer wniosku na adres e-mail.

Korekta nie może różnić się w stosunku do wniosku korygowanego w zakresie:

• NIP wnioskodawcy (poz. 1),
   
• państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek (poz. 39),
   
• okresu zwrotu (poz. 40),
   
• dodatkowych pozycji dotyczących importowanych lub nabytych towarów lub usług (bloki E i F).

Korekta, która nie zawiera żadnych pozycji w zakresie informacji dotyczących importowanych lub nabytych towarów lub usług (bloki E i F) jest uważana za żądanie anulowania wskazanego wniosku w państwie członkowskim, do którego kierowany jest wniosek.

Poz. 42. Data wniosku, do którego odnosi się korekta (wersja) - należy podać datę wygenerowaną automatycznie przez system VAT-REFUND dla pierwotnego wniosku (w żadnym wypadku nie należy podawać daty z poz. 6 wniosku o zwrot, tj. daty wypełnienia wniosku).

D.1. RODZAJE PROWADZONEJ DZIAŁALNOŚCI

Poz. 43. Kod prowadzonej działalności - należy podać kod lub kody, o których mowa w rozporządzeniu (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniającym rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz. Urz. UE L nr 393/1 ze zm.).

Poz. 44. Opis prowadzonej działalności (tylko w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu zezwala na opis tekstowy działalności).

Możliwość wypełnienia tego pola należy sprawdzić w preferencjach państw członkowskich (vide: "Lista preferencji VAT-Refund" na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.finanse.mf.gov.pl).

Poz. 45. Kod języka państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek - każda administracja podatkowa państwa zwrotu określa, w jakim języku przyjmuje i przekazuje korespondencję związaną z wnioskiem o zwrot. Po zaznaczeniu pola "c", rozwija się lista kodów języków, z której należy wybrać właściwy dla opisu tekstowego działalności (pole 44).

D.2. SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE RACHUNKU BANKOWEGO, NA KTÓRY MA BYĆ DOKONANY ZWROT PODATKU

Poz. 46. Nazwa właściciela rachunku - nie można w niej używać polskich znaków diakrytycznych ani znaków specjalnych.

Nazwa właściciela rachunku bankowego może mieć długość do 70 znaków. Jedynie w przypadku wniosku kierowanego do Danii, Wielkiej Brytanii, Luksemburga, Irlandii i Łotwy, należy podać nazwę właściciela rachunku bankowego ograniczoną do 35 znaków.

Poz. 50. Kod waluty rachunku - po zaznaczeniu pola, rozwija się lista kodów walut, na której należy zaznaczyć właściwy kod waluty rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot podatku.

Niektóre kraje członkowskie zwrotu wymagają zgodności nazwy wnioskodawcy lub reprezentanta wymienionego w części C wniosku z nazwą właściciela rachunku bankowego, na który dokonywany będzie zwrot podatku. Brak zgodności może powodować odrzucenie wniosku.

CZĘŚĆ E zawiera informacje dotyczące importowanych towarów.

E.3. RODZAJE TOWARÓW

Poz. 59. Kod towaru - podstawowe kody towarów są następujące:

1 = paliwo;

2 = wynajem środków transportu;

3 = wydatki związane ze środkami transportu (inne niż towary i usługi, o których mowa w kodzie 1 i 2);

4 = opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg;

5 = koszty podróży, takie jak opłaty za taksówki, opłaty za transport publiczny;

6 = zakwaterowanie;

7 = żywność, napoje i usługi restauracyjne;

8 = opłaty za wstęp na targi i wystawy;

9 = wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i wydatki reprezentacyjne;

10 = inne.

Po zaznaczeniu pola "a", rozwija się lista ww. kodów, na której należy zaznaczyć właściwy dla wniosku o zwrot kod.

Poz. 60. Pod-kod towaru - tabela kodów i pod-kodów zamieszczona jest na stronie Ministerstwa Finansów www.finanse.mf.gov.pl.

Po zaznaczeniu pola "b", rozwija się lista pod-kodów w odniesieniu do zaznaczonego kodu, na której należy zaznaczyć wybrane pod-kody towarów.

Poz. 61. Dodatkowy opis w przypadku kodu 10 bez określonego pod-kodu - pole to należy wypełnić podając opis importowanych towarów w odniesieniu do kodu nr 10, jeśli nie wybrano pod-kodu określającego rodzaj towaru.

Poz. 62. Kod języka państwa członkowskiego - po zaznaczeniu pola "d", rozwija się lista, na której należy zaznaczyć właściwy kod języka dodatkowego opisu towarów.

CZĘŚĆ F obejmuje informacje dotyczące nabytych towarów i usług. Tę część formularza wypełnia się podobnie jak część E związaną z importowanymi towarami.

CZĘŚĆ G formularza, to podsumowanie.

Poz. 88. Kwota żądanego zwrotu ogółem - wyliczana jest automatycznie jako suma kwot z pozycji 67 i 86 wniosku.

Pozycja 88 wyliczana jest informacyjnie przez formularz i nie wchodzi w skład dokumentu elektronicznego (nie stanowi części struktury logicznej wniosku i nie jest przesyłana do państwa członkowskiego, do którego kierowany jest wniosek).

CZĘŚĆ H zawiera informacje o załączonych kopiach dokumentów.

Państwo członkowskie zwrotu, może, ale nie musi zażądać załączenia do wniosku kopii dokumentów.

J. OŚWIADCZENIA

Poz. 94-96 - oświadczenia, które wnioskodawca zobowiązany jest złożyć w trakcie składania wniosku.