Refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych przez pracownika

Pracownik zatrudniony przy monitorze ekranowym zwrócił się do pracodawcy z prośbą o skierowanie na badania lekarskie, ponieważ stwierdził u siebie pogorszenie wzroku. Pracodawca wyraził zgodę i skierował go do lekarza medycyny pracy, który zalecił zakup nowych szkieł. Zaznaczam, że pracownik ten posiada aktualne badania okresowe, w wyniku których już wcześniej otrzymał zwrot wydatków, które poniósł na zakup okularów. Czy jeżeli obecnie pracodawca zrefunduje temu pracownikowi zakup nowych okularów, to uzyskany przez niego przychód będzie korzystał ze zwolnienia z podatku dochodowego?

Kwota wypłacona pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków, które poniósł na zakup okularów korekcyjnych - co do zasady - stanowi jego przychód ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF.

Przychód ten może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, o ile zachodzą okoliczności określone w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF. Na mocy tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub z przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W rozpatrywanym stanie faktycznym trzeba więc przede wszystkim odwołać się do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 237¹⁵ Kodeksu pracy.

W myśl przepisów ww. rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku z monitorem ekranowym i użytkującemu taki monitor co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy:

• profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach oraz
   
• okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

W świetle omawianych unormowań, kwota wypłacona pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków na zakup okularów korekcyjnych może zatem korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego wskazanego w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

1) pracownik użytkuje monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

2) potrzeba stosowania okularów korygujących wzrok podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego wynika z aktualnego zaświadczenia wydanego przez lekarza medycyny pracy po przeprowadzeniu badań okulistycznych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej,

3) zakup okularów udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracownika lub pracodawcę.

Kwestie dotyczące profilaktycznej ochrony zdrowia zostały uregulowane w Kodeksie pracy, a także w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych dla celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. nr 69, poz. 332 ze zm.), wydanym na podstawie art. 229 § 8 K.p.

Ze Wskazówek metodycznych w sprawie przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników (stanowiących załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia) wynika, że w przypadku zagrożeń związanych z obsługą monitorów ekranowych badania okresowe (w tym okulistyczne), co do zasady, przeprowadza się co cztery lata, ostatecznie jednak o częstotliwości badań decyduje lekarz medycy pracy (część I tabeli Czynniki fizyczne - lp. 10). Z kolei w myśl § 6 pkt 1 ww. rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej, przeprowadzenie badań lekarskich poza terminami wynikającymi z częstotliwości wykonywania badań okresowych jest konieczne m.in. w przypadku stwierdzenia u pracownika objawów wskazujących na powstawanie choroby zawodowej. Trzeba przy tym zauważyć, że choroby układu wzrokowego wywołane m.in. czynnikami fizycznymi figurują w wykazie chorób zawodowych (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych - Dz. U. z 2013 r. poz. 1367).

Oznacza to, że w przypadku, gdy w przerwie pomiędzy badaniami okresowymi pracownik zatrudniony przy monitorze ekranowym zgłosi pogorszenie wzroku, to pracodawca powinien go skierować na profilaktyczne badania okulistyczne, przed terminem kolejnych badań okresowych.

W konsekwencji należy zatem uznać, że jeżeli w związku z pogorszeniem wzroku pracownika zatrudnionego przy monitorze ekranowym, w przerwie pomiędzy badaniami okresowymi, pracodawca skierował go na badanie okulistyczne i lekarz medycyny pracy w zaświadczeniu wydanym po przeprowadzeniu takiego badania potwierdził konieczność zmiany okularów korygujących - to w takiej sytuacji kwota wypłacona temu pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków, które poniósł na zakup nowych okularów, może korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF.

Potwierdzeniem tego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 stycznia 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1452/15-2/TW, w której organ podatkowy wyjaśnił, że:

"(...) biorąc pod uwagę ciążący na pracodawcy generalny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zgłoszenie pracodawcy przez pracownika pogorszenia stanu zdrowia, powinno skłonić pracodawcę do skierowania pracownika na badania profilaktyczne.

(...) pogorszenie wzroku pracownika należy traktować jako zmianę jego stanu zdrowia, uzasadniającą konieczność wcześniejszego niż wynikałoby to z obowiązującego zaświadczenia lekarskiego, przeprowadzenia badania lekarskiego.

Wynik badania okulistycznego wskazujący na konieczność stosowania lub wymiany okularów, obliguje pracodawcę do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza.

W takiej sytuacji, refundacja poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów korekcyjnych dokonana przez Wnioskodawcę, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, objęty zwolnieniem od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".