Zwrot pracownikowi będącemu w podróży służbowej faktycznych kosztów wyżywienia

Pracownicy odbywają podróże służbowe. Zgodnie z regulaminem, nie wypłacamy pracownikom diet, lecz zwracamy faktyczne koszty wyżywienia potwierdzone rachunkiem. Czy kwota zwrotu za wyżywienie, przekraczająca dietę, jest wolna od podatku?

Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Tak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. Użycie w tym przepisie słowa "w szczególności" oznacza, że wymienione w nim kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy. Takimi przychodami są także należności wypłacane pracownikom z tytułu odbywanej przez nich podróży służbowej, z tym że takie należności pod pewnymi warunkami mogą być zwolnione od podatku. Jak bowiem wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach. Chodzi tu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 - dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracodawca spoza sektora budżetowego może określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Regulacje obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą przewidywać korzystniejsze, niż w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej, warunki zwrotu należności za czas takiej podróży. Pracodawca może zatem np. zrezygnować z wypłacania diet i w ich miejsce dokonywać zwrotu kosztów wyżywienia faktycznie poniesionych przez pracownika. Nie oznacza to jednak, że cała zwrócona kwota będzie korzystała ze zwolnienia z PIT. Na mocy przytoczonego art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolna od podatku jest tylko zwrócona kwota nieprzekraczająca diety (dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł; jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatnie śniadanie, obiad i/lub kolację, za każdy z tych posiłków dietę obniża się odpowiednio o 25%, 50% i/lub 25%). Nadwyżka ponad tę kwotę podlega natomiast opodatkowaniu.

Podobnie wyjaśniają również organy podatkowe, czego przykładem mogą być interpretacje indywidualne: Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-82/15/MK i Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 maja 2014 r., nr IPPB2/415-45/14-4/MK. W tej pierwszej interpretacji czytamy:

"(...) ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanym wyżej rozporządzeniu. Wobec tego w sytuacji pokrycia przez pracodawcę kosztów wyżywienia (pracownik nie otrzymuje diety) zwolnieniem objęta jest kwota za wyżywienie wynikająca z faktury bądź innego dokumentu, ale tylko do wysokości limitu wynikającego z przepisów rozporządzenia (w przypadku krajowej podróży służbowej - 30 zł za dobę podróży; w przypadku zagranicznej podróży służbowej - w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej). Nadwyżka nad ustalone w ww. rozporządzeniu limity podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)"