Identyfikator podatkowy w rocznym zeznaniu

Główne kryteria

Podatnik podaje w rocznym zeznaniu podatkowym swój identyfikator podatkowy. Obowiązek takiej identyfikacji w kontaktach z administracją podatkową wynika z art. 11 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Przepis ten nakazuje podatnikom podawanie identyfikatora podatkowego na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, których poborem zajmują się organy podatkowe lub celne.

Identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej - w zależności od jej statusu ewidencyjnego - jest NIP albo PESEL. PESEL to identyfikator podatkowy osoby objętej rejestrem PESEL, która nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz nie jest płatnikiem podatków lub składek ZUS. Pozostali muszą mieć NIP. Są to m.in. przedsiębiorcy, osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, rodzice zatrudniający nianię na podstawie umowy uaktywniającej (szczegóły w tabeli). NIP w zeznaniu podatkowym za 2015 r. podaje również osoba, która w ubiegłym roku otworzyła własną firmę, ale przed rozpoczęciem działalności gospodarczej np. pobierała zasiłek dla bezrobotnych czy była zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Przedsiębiorcy wpisują NIP nie tylko na dokumentach dotyczących realizacji firmowych zobowiązań i należności podatkowych, ale także związanych z rozliczeniami prywatnymi. Stosowanie identyfikatora podatkowego nie zostało uzależnione od charakteru zdarzenia podatkowego (firmowego lub prywatnego).

Były przedsiębiorca

Problem z podaniem właściwego identyfikatora podatkowego często pojawia się, gdy przedsiębiorca zawiesza lub likwiduje swoją działalność.

Przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Przedsiębiorcy niezatrudniającemu pracowników prowadzącemu działalność gospodarczą przez okres co najmniej 6 miesięcy przysługuje prawo zawieszenia działalności na okres do 3 lat w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez nie 5. roku życia. W przypadku gdy dziecko z powodu stanu zdrowia (potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności) wymaga osobistej opieki osoby prowadzącej działalność gospodarczą, okres zawieszenia może wynieść do 6 lat, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia. Zastrzega się przy tym, że jeżeli przerwa obejmuje wyłącznie cały luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia przyjmuje się liczbę dni tego miesiąca przypadającą w danym roku.

Status ewidencyjny przedsiębiorcy - a więc także jego identyfikator podatkowy - nie zmienia się w związku z zawieszeniem działalności. Źródło przychodów nie ulega bowiem likwidacji. W okresie przerwy nie wolno wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Można jednak m.in. podejmować wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, przyjmować powstałe wcześniej należności. W okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca posługuje się NIP we wszystkich kontaktach z administracją podatkową.

Zamknięcie firmy oznacza natomiast na ogół zmianę statusu ewidencyjnego przedsiębiorcy - z osoby identyfikowanej na podstawie NIP na osobę posługującą się w kontaktach z fiskusem numerem PESEL. Przyjmuje się jednak, że po likwidacji firmy były przedsiębiorca podaje NIP w dokumentach dotyczących obowiązków podatkowych związanych z działalnością gospodarczą. Wpisuje identyfikator podatkowy właściwy dla okresu wykonywania działalności gospodarczej. Zasada ta obowiązuje nie tylko w przypadku składania deklaracji i zeznań za okres prowadzenia firmy, ale również ich korekt. Nie ma znaczenia, że w dniu składania takich rozliczeń firma już nie istnieje.