Sprzedaż samochodu lub zmiana numeru rejestracyjnego a złożenie aktualizacji informacji VAT-26

Co do zasady, od wydatków na samochody osobowe i inne pojazdy podatnicy mogą odliczać 100% kwoty VAT, jeżeli pojazdy te służą wyłącznie celom firmowym. Rzeczywisty sposób wykorzystywania pojazdu nie jest jednak wystarczający do uznania, iż pojazd służy wyłącznie ww. celom. Z reguły konieczne jest także m.in. prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzającej wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów firmowych, a także złożenie do naczelnika urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach na druku VAT-26. Informację tę należy złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).

W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu, podatnik jest zobowiązany do aktualizacji informacji VAT-26 najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany (art. 86a ust. 14 ustawy o VAT). Przepisy nie precyzują, o jaką "zmianę wykorzystania" tu chodzi. W objaśnieniach do ww. informacji czytamy jednak:

"(...) Aktualizację informacji składa się w przypadku zmiany wykorzystania pojazdu samochodowego (z wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej na wykorzystanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza) najpóźniej przed dniem, w którym podatnik dokonuje tej zmiany."

Choć z przepisów i objaśnień do informacji VAT-26 wynika, że tylko zmiana wykorzystywania pojazdu z celów wyłącznie firmowych na wykorzystywanie pojazdu do celów mieszanych zobowiązuje do złożenia aktualizacji ww. informacji VAT-26, to organy podatkowe uznają, że taką aktualizację trzeba złożyć także m.in. przy sprzedaży samochodu. Tak uznał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 8 października 2015 r., nr IPTPP3/4512-353/15-2/ALN, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 stycznia 2015 r., nr IBPP2/443-1078/14/IK, czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 listopada 2014 r., nr IPPP2/443-799/14-2/MM. W tej pierwszej interpretacji czytamy:

"(...) Skoro druk VAT-26 jest informacją o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, a samochody w wyniku sprzedaży nie są wykorzystywane przez Wnioskodawcę w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, to w wyniku tych zdarzeń następuje obowiązek złożenia aktualizacji informacji VAT-26, ponieważ z tym dniem nastąpi zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego.

Podsumowując Wnioskodawca najpóźniej w dniu sprzedaży samochodów, stosownie do art. 86a ust. 14 ustawy o VAT, będzie zobowiązany do dokonania aktualizacji informacji VAT-26 dot. pojazdów samochodowych, które służyły wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej, a następnie zostały przez Wnioskodawcę odsprzedane. (...)"

Zauważmy, że w tej interpretacji jest pewna nieścisłość. Nawet jeżeli przyjmiemy, że w dniu sprzedaży pojazdu dochodzi do zmiany jego wykorzystywania, to - zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT - aktualizację ww. informacji trzeba byłoby złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień sprzedaży (a nie jak nakazał fiskus - w dniu sprzedaży). Zastosowanie się do tego przepisu jest jednak w praktyce niemożliwe. Podatnik może bowiem nie wiedzieć, kiedy (czy w ogóle) pojazd zostanie sprzedany. Nie jest zatem możliwe (ani zasadne) składanie ww. aktualizacji przed ewentualnym dniem sprzedaży pojazdu. Złożenie ww. aktualizacji najpóźniej w dniu sprzedaży pojazdu - jak zasugerowano w ww. interpretacji - jest zatem jedynym możliwym rozwiązaniem (pod warunkiem, że do sprzedaży dojdzie w dzień roboczy), ale jest sprzeczne z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT.

UWAGA! Również WSA w Krakowie w wyroku z 9 lipca 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 890/15 (orzeczenie prawomocne) uznał, że jeżeli samochód został zgłoszony na druku VAT-26 jako wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą, to jego sprzedaż zobowiązuje do złożenia aktualizacji informacji VAT-26.

Nie ma także przepisu, który nakazywałby aktualizować ww. informację, jeżeli zmieniają się dane pojazdu (np. gdy zmienia się numer rejestracyjny pojazdu; taka zmiana następuje najczęściej po wykupie samochodu z leasingu). Pomimo to organy podatkowe uznają, że również zmiana numeru rejestracyjnego pojazdu zobowiązuje do aktualizacji informacji VAT-26. Tak uznał przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 lutego 2015 r., nr IPPP1/443-1384/14-4/AS:

"(...) W ocenie tut. Organu nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma potrzeby aktualizowania informacji w przypadku zmiany numeru rejestracyjnego pojazdu, gdyż wówczas dane pojazdu samochodowego wykazane na informacji VAT-26 nie będą zgodne z faktycznymi danymi charakterystycznymi dla danego pojazdu. Należy zauważyć, że w przypadku rozbieżności w opisie danych pojazdu, tj. innym numerze rejestracyjnym nie będzie można go prawidłowo zidentyfikować w celu uzyskania prawa do pełnego odliczenia podatku naliczonego. (...)"

Organ podatkowy wyjaśnił dodatkowo, jak dokonać aktualizacji informacji VAT-26, gdy zmienia się numer rejestracyjny pojazdu. W takim przypadku - zdaniem fiskusa - podatnik powinien ponownie złożyć formularz VAT-26 zaznaczając w części A "Miejsce i cel składania informacji" zarówno poz. 6 "złożenie informacji", jak i w poz. 7 "aktualizacja informacji". Natomiast w części C "Dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej" należy wpisać poprzednio zgłoszony numer rejestracyjny samochodu (w kolumnie "h" wpisując datę dokonania zmiany), a w kolejnej pozycji umieścić nowy wpis z numerem rejestracyjnym pojazdu po zmianie.

Ze stanowiskiem organu podatkowego trudno się zgodzić. Nie można bowiem na podatnika nakładać obowiązków, które nie wynikają z żadnych przepisów. Ponadto, stosunkowo łatwo jest udowodnić, jaki był poprzedni numer rejestracyjny pojazdu. Wystarczające tu powinno być skserowanie starego dowodu rejestracyjnego, z którego wynikają szczegółowe dane pojazdu (dane silnika, masa pojazdu, numer identyfikacyjny pojazdu - VIN). Nie jest zatem słuszne stwierdzenie, że po przerejestrowaniu samochodu nie będzie możliwe zidentyfikowanie pojazdu.

Niemniej jednak - ze względu na niekorzystne stanowisko fiskusa w tej sprawie - zalecamy ostrożność. Wprawdzie nie wiadomo, czy również inne organy podatkowe będą prezentowały tak rygorystyczne stanowisko, ale na dzień dzisiejszy na pewno bezpieczniej jest dokonać odpowiedniej aktualizacji informacji VAT-26, jeżeli numer rejestracyjny pojazdu ulegnie zmianie.