E-zwolnienia nową formą potwierdzania niezdolności do pracy

Osoby niezdolne do pracy z powodu choroby albo zmuszone przerwać pracę, aby zaopiekować się chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, mogą liczyć na wypłatę świadczeń, które w dużej części zrekompensują utracone zarobki. Aby jednak je otrzymać, oprócz warunku podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, fakt choroby własnej lub członka rodziny trzeba odpowiednio udokumentować stosownym zaświadczeniem lekarskim. Dotychczas wystawiane wyłącznie w formie papierowej, począwszy od 1 stycznia 2016 r. są zastępowane zaświadczeniami wystawianymi w formie elektronicznej, czyli tzw. e-zwolnieniami.

Dotychczasowe zasady

Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobyt w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, są zaświadczenia lekarskie. Do końca ubiegłego roku wystawiane były wyłącznie w formie papierowej na formularzu ZUS ZLA, z dwiema kopiami.

Oryginał zaświadczenia lekarskiego wystawiający je przesyłał, w ciągu 7 dni od dnia sporządzenia, bezpośrednio do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, który prowadzi rejestr zaświadczeń lekarskich.

Pierwszą kopię zaświadczenia lekarskiego otrzymywał ubezpieczony. Stanowiła ona podstawę do wypłaty świadczenia. Ubezpieczony, ubiegający się o przyznanie zasiłku chorobowego (odpowiednio wynagrodzenia chorobowego) lub zasiłku opiekuńczego, zobowiązany był dostarczyć otrzymane zaświadczenie odpowiednio płatnikowi składek lub ZUS nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Stanowił o tym art. 62 ustawy zasiłkowej, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2015 r., który jednocześnie przewidywał sankcję za niedopełnienie tego obowiązku. Niedochowanie 7-dniowego terminu na dostarczenie zwolnienia lekarskiego powodowało obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego. Wyjątek stanowiła sytuacja, gdy niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego.

Drugą kopię wystawiający zaświadczenie przechowuje przez okres 3 lat. To na jej podstawie, na wniosek ubezpieczonego, sporządzany jest wypis w razie zagubienia zaświadczenia lekarskiego.

E-zwolnienie

Począwszy od 1 stycznia 2016 r. papierowe zaświadczenia lekarskie są zastępowane tzw. e-zwolnieniami, tj. zaświadczeniami lekarskimi wystawionymi w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, zgodnie z wzorem ustalonym przez ZUS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ten organ.

Stało się tak za sprawą ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1066 ze zm.), zwanej dalej ustawą nowelizującą, która w omawianym zakresie weszła w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.

Do wystawiania e-zwolnień, podobnie jak dotychczas zaświadczeń ZUS ZLA, upoważnieni są:

• lekarze,
   
• lekarze dentyści,
   
• felczerzy,
   
• starsi felczerzy,

którzy złożyli oświadczenie, że zobowiązują się do przestrzegania zasad orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wykonywania obowiązków wynikających z przepisów ustawy i przepisów o ochronie danych osobowych.

I tym razem stosownego upoważnienia nie uzyskają lekarze i lekarze dentyści w okresie odbywania stażu podyplomowego.

Dane "ściągane" z systemu

W celu wystawiania zaświadczeń lekarskich lekarze i felczerzy muszą utworzyć - za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS - profil informacyjny. Na profilu tym organ rentowy udostępnia bezpłatnie wystawiającemu e-zwolnienia dane zgromadzone na kontach ubezpieczonych i płatników składek w zakresie niezbędnym do sporządzenia zaświadczenia o niezdolności do pracy z powodu choroby lub opieki nad członkiem rodziny (patrz tabela).

Prawidłowość i aktualność tych danych i informacji wystawiający zaświadczenie lekarskie powinien potwierdzić u ubezpieczonego. Gdy okażą się one niekompletne lub nieaktualne, brakujące lub aktualne dane i informacje wystawiający zaświadczenie lekarskie uzyskuje od ubezpieczonego.

Przekazywanie zwolnień

Wystawianie zwolnień lekarskich oraz ich przekazywanie do ZUS i płatnika składek z założenia odbywa się drogą elektroniczną. Wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje je na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Następnie organ rentowy bezpłatnie udostępnia je płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego.

Jednak, na żądanie ubezpieczonego, a także w przypadku gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek, wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ubezpieczonemu wydruk wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, zawierający wymagane dane i informacje (za wyjątkiem numeru statystycznego choroby), opatrzony podpisem i pieczątką.

Otrzymany do ręki wydruk e-zwolnienia ubezpieczony ubiegający się o przyznanie świadczenia musi dostarczyć nieposiadającemu profilu informacyjnego płatnikowi składek.

Natomiast w przypadku, gdy wystawienie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego nie jest możliwe, np. podczas wizyt domowych, głównie ze względu na brak możliwości:

• dostępu do internetu lub
   
• uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP,

wystawiający zaświadczenie lekarskie w dniu badania przekazuje ubezpieczonemu zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego, spełniające wymagane kryteria. W tym przypadku jednak niezbędne dane i informacje wystawiający zaświadczenie musi uzyskać od ubezpieczonego. Przekazanie takiego zaświadczenia na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS powinno nastąpić w terminie 3 dni roboczych od dnia jego wystawienia na wydrukowanym formularzu lub - gdy okaże się to niemożliwe - od ustania przyczyn uniemożliwiających jego przekazanie.

WAŻNE: Wraz z wprowadzeniem e-zwolnień ustawa nowelizująca likwiduje w ustawie zasiłkowej sankcję za nieterminowe dostarczenie zwolnień lekarskich.

Profil płatnika składek

Aby e-zwolnienie wystawione ubezpieczonemu mogło być przekazane płatnikowi składek drogą elektroniczną, niezbędne jest posiadanie przez niego profilu informacyjnego płatnika składek. Do jego utworzenia, w terminie do 31 grudnia 2015 r., za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, zobowiązani zostali płatnicy składek, zobligowani na podstawie art. 47a ust. 1 ustawy systemowej do przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, a więc rozliczający składki za więcej niż 5 osób.

Płatnicy składek, którzy utworzyli profil informacyjny płatnika składek, są obowiązani do jego utrzymywania także wówczas, gdy nie będzie już do nich miał zastosowania obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego.

ZUS ZLA nadal w obiegu

Warto dodać, że mimo wprowadzenia od 1 stycznia 2016 r. e-zwolnień, nadal podstawę do wypłaty zasiłków stanowią zwolnienia lekarskie wystawione na dotychczasowych zasadach, a więc na formularzu ZUS ZLA. Ustawa nowelizująca dopuszcza jednak ich sporządzanie nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2017 r.

Wystawiający zaświadczenie ZUS ZLA zobowiązany jest poinformować ubezpieczonego o konieczności jego doręczenia odpowiednio płatnikowi zasiłku lub płatnikowi składek w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaświadczenia. Do zaświadczeń sporządzanych na dotychczasowych zasadach w dalszym ciągu bowiem mają zastosowanie przepisy art. 62 ustawy zasiłkowej, w brzmieniu obowiązującym przed ich nowelizacją. Oznacza to, że opóźnienie w dostarczeniu zaświadczenia ZUS ZLA, tak jak dotychczas skutkować będzie obniżeniem o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpi z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego.