Przechowywanie faktur kosztowych wyłącznie w formie elektronicznej

Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, dających prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, wyłącznie w formie elektronicznej, po zniszczeniu (utylizacji) ich papierowych oryginałów?

Odpowiedź

Z uzasadnienia

"Ze złożonego wniosku wynika, że spełnili/będą Państwo spełniali wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• Spółka dysponuje systemem, w którym ewidencjonowane są wszystkie otrzymywane dokumenty księgowo-podatkowe. System zapewnia możliwość filtrowania i przeglądania faktur na różne sposoby - ze względu na okres księgowania, kontrahenta, itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane na potrzeby programu.
• Z wniosku nie wynika przy tym, aby po planowanej zmianie sposobu ewidencjonowania otrzymywanych dokumentów ww. funkcjonalność systemu uległa zmianie.
• Ponadto prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).
• faktury, o których mowa we wniosku, są/będą przechowywane w Polsce. Dokumenty będą w przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych Grupy (...) (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
• faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT),
• Spółka umożliwi organom podatkowym na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Zatem należy się z Państwem zgodzić, że:

• wskazany w stanie faktycznym/opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone;
• faktury zakupowe otrzymane i przechowywane w sposób przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią podstawę dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, przy założeniu, że w odniesieniu do tych wydatków nie mają zastosowania ograniczenia w zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodów".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 marca 2025 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.674.2024.4.AS)