Refakturowanie przez przedsiębiorcę kosztów mediów na najemców

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu i dzierżawy nieruchomości. Przychody z tego tytułu opodatkowuje ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Koszty zużycia mediów podatnik refakturuje na najemców. Czy kwoty objęte refakturami stanowią dla niego przychód z działalności gospodarczej?

Odpowiedź

Z uzasadnienia

"(...) skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które będą zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie. Jeżeli zwracane wydatki zgodnie z przepisami podatkowymi będą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów. Natomiast jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.

Z kolei zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:

Podatek zryczałtowany, o którym mowa w ust. 1, pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą w zakresie wynajmu i dzierżawy nieruchomości. Od 2 stycznia 2024 r. przychody z tytułu działalności gospodarczej opodatkowuje Pan ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Umowa najmu i umowa dzierżawy zostały uregulowane w przepisach ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (...).

Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego:

Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

W ramach zobowiązania najemcy strony umowy mogą postanowić, że koszty związane z eksploatacją przedmiotu najmu będą rozliczane odrębnie. Świadczenia takie mogą być rozliczane na podstawie tzw. refaktur, not obciążeniowych bądź w inny umówiony sposób.

Zarówno, gdy wydatki z tytułu opłat za zużycie wody, energii elektrycznej i gazu są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, a więc do przychodów z działalności gospodarczej.

Dlatego też kwoty objęte refakturami opłat za media wystawianymi przez Pana najemcom stanowią Pana przychód podatkowy z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 marca 2025 r., nr 0115-KDIT1.4011.44.2025.1.ASZ)