Wpływ wykonywanych czynności na sposób zapisu danych

» Kasy on-line

Ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych generalnie powinno być prowadzone przy zastosowaniu kas on-line. Podatnicy mogą jeszcze stosować do ewidencjonowania również kasy "starego" typu, tj. kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii. Jednak pewne branże mają obowiązek stosowania kas fiskalnych on-line.

W myśl art. 145b ust. 1 ustawy o VAT obowiązek stosowania kas on-line mają podatnicy dokonujący:

• świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych,
• świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych,
• świadczenia usług: fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych, związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu,
• sprzedaży towarów w systemie zwrotu podatku podróżnym (TAX FREE).

Powyższy bezwzględny obowiązek stosowania kas on-line dotyczy tylko kas, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży ww. towarów i usług. Tym samym, jeżeli podatnik dokonuje także sprzedaży innych towarów/usług, to do ich ewidencjonowania może stosować kasy "starego" typu (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii).

» Kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Zgodnie z art. 145a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3. Przy czym, w świetle obowiązujących przepisów Prezes Głównego Urzędu Miar, nie wydaje już potwierdzeń, że kasy te spełniają określone w przepisach funkcje oraz kryteria i warunki techniczne dla tych kas.

W związku z tym podatnicy nie mogą nabyć kas starego typu, ale mogą one być stosowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży (z wyjątkiem branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości, o których mowa w art. 145b ust. 1) do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej - w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

» Kasy wirtualne

Stosownie do art. 111b ust. 1 ustawy o VAT ewidencja sprzedaży prowadzona przy zastosowaniu kas rejestrujących, w odniesieniu do określonych grup podatników lub rodzajów czynności może być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Kasy te analogicznie jak kasy on-line posiadają funkcję przesyłu danych do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa KAS za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej.

Kasy wirtualne mogą być używane przez podatników świadczących usługi, o których mowa w § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2023 r. poz. 2268), zwanego dalej "rozporządzeniem w sprawie podatników używających kasy w postaci oprogramowania".

Należy podkreślić, iż podatnik, który dokonuje sprzedaży usług niewymienionych w ww. rozporządzeniu nie ma prawa do ewidencjonowania w kasie rejestrującej mającej postać oprogramowania całej sprzedaży.