Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania do UZP

W 2024 r. udzieliliśmy zamówienia publicznego. Czy w takiej sytuacji musimy złożyć sprawozdanie do Urzędu Zamówień Publicznych? Jeżeli tak, to w jaki sposób należy tego dokonać?

Z dniem 1 marca 2025 r. upłynie termin na złożenie sprawozdania rocznego do Urzędu Zamówień Publicznych. Obowiązek sporządzenia i przekazania jego dotyczy zamawiających, o których mowa w art. 4, art. 5 i art. 6 ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), udzielających w danym roku sprawozdawczym zamówień publicznych lub zawierających umowy ramowe w oparciu o przepisy ustawy - Pzp, bez względu na tryb, w jakim udzielono zamówienia. Podmioty niebędące zamawiającymi, nawet jeżeli korzystały przy udzielaniu zamówień lub zawieraniu umów ramowych z procedur określonych ustawą - Pzp, nie sporządzają i nie przekazują rocznego sprawozdania. Obowiązek przekazania rocznego sprawozdania nie ma też zastosowania w odniesieniu do tych zamawiających, którzy w danym roku sprawozdawczym nie udzielili żadnego zamówienia ani nie zawarli żadnej umowy ramowej.

Jak wynika z definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy - Pzp, przez "udzielenie zamówienia" należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym w przypadku zawarcia umowy na okres powyżej 12 miesięcy zamawiający jest zobowiązany do wykazania jej w sprawozdaniu za rok, w którym udzielono zamówienia, podając jej wartość za cały okres obowiązywania umowy. Natomiast nie wykazuje się tej umowy w następnych latach, w których będzie ona realizowana.

W sprawozdaniu za dany rok sprawozdawczy zamawiający podaje informacje odnoszące się do tych umów w sprawie zamówienia publicznego, które zostały zawarte w tym roku sprawozdawczym bez względu na to, kiedy rozpoczęła się realizacja tych umów i bez względu na to, na jak długi okres zostały one zawarte. Zamawiający nie podaje ponownie informacji o umowach, co do których informacje już przekazał w sprawozdaniach za poprzednie okresy sprawozdawcze, nawet gdyby rozpoczęcie realizacji danej umowy następowało dopiero w kolejnym roku sprawozdawczym, a umowa miała charakter wieloletni albo była zawarta na czas nieokreślony. Data wystawienia faktury ani data zapłaty wynagrodzenia wykonawcy nie przesądzają o chwili zawarcia umowy.

Sprawozdanie przekazuje się jedynie drogą elektroniczną (inne formy nie są akceptowane) przy użyciu formularza umieszczonego i udostępnionego na stronach portalu internetowego UZP (Portal e-Zamówienia): https://ezamowienia.gov.pl/. Aby przekazać roczne sprawozdanie, należy posiadać na Platformie e-Zamówienia konto Zamawiającego.