Kosztowe rozliczenie opłat za autostrady i parkingi

Pracownicy nowo powstałej spółki od września 2024 r. w ramach wykonywania obowiązków służbowych będą odbywali krajowe tzw. delegacje własnymi samochodami osobowymi. Spółka jako pracodawca będzie im zwracała m.in. opłaty za parkingi i przejazdy drogami płatnymi (autostradami). W jaki sposób powinna rozliczać w kosztach podatkowych związane z nimi wydatki?

Według fiskusa obciążanie kosztów podatkowych wydatkami wskazanymi w pytaniu Czytelnika jest ograniczone. W jego opinii podlegają one u pracodawcy ujęciu w kosztach podatkowych, w ramach limitu tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika. W efekcie pracodawca nie może tego typu wydatków uwzględniać w firmowych kosztach podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej.

Zdaniem organów podatkowych, z uwagi na to, że ustawodawca w przepisach dotyczących należności za podróże służbowe - czyli w art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop - nie zdefiniował pojęcia "wydatków z tytułu używania" samochodów, należy do tej kwestii zastosować słownikowe znaczenie tego wyrażenia. W tym znaczeniu przez "wydatek" należy rozumieć "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". Z tej analizy organy podatkowe wyprowadzają wniosek, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy. To, w opinii organów podatkowych, skutkuje koniecznością rozliczania w firmowych kosztach uzyskania przychodów opłat za przejazdy autostradą w ramach limitu kilometrówki, podobnie jak wydatków na zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (OC, AC i GAP pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych.

Trzeba jednak podkreślić, że rozliczeniu jako koszt w rachunku podatkowym nie podlega dodatkowa opłata parkingowa pobierana w oparciu o przepisy ustawy o drogach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 645 ze zm.). Ma ona bowiem charakter opłaty sankcyjnej - jest pobierana w wyniku naruszenia przepisów prawa przez niedokonanie przewidzianej w nich opłaty za postój. Tymczasem ustawodawca wprost wyłączył z kosztów podatkowych opłaty sankcyjne, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego (art. 23 ust. 1 pkt 50 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 54 ustawy o pdop).