Stosowanie kas rejestrujących

» Naruszenie obowiązku instalacji kasy przez czynnego podatnika VAT

Przepisy ustawy o VAT nakładają obowiązek stosowania kas fiskalnych na podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Jedynym kryterium decydującym o obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących jest więc rodzaj odbiorcy sprzedawanych przez podatnika usług lub towarów, natomiast nieistotny jest tu status prawny sprzedawcy (producent, hurtownik).

W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2605) określono zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących, które można generalnie podzielić na:

• zwolnienie podmiotowe (zwalniające podatnika z obowiązku ewidencjonowania w zakresie całej prowadzonej przez niego działalności),
• zwolnienie przedmiotowe (zwalniające z ewidencjonowania tylko ściśle określone czynności),
• zwolnienie podmiotowo-przedmiotowe (zwolnienie ze względu na udział określonych czynności zwolnionych z ewidencjonowania w sprzedaży ogółem dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych).

Określone w tym rozporządzeniu zwolnienia obowiązują od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

W myśl art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

» Ujmowanie w ewidencji VAT faktur wystawionych do paragonu bez NIP

Z przepisów ustawy o VAT wynika obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ustawa o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest obowiązany wystawić fakturę do sprzedaży udokumentowanej wystawionym wcześniej paragonem.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Ten zaś musi zwrócić się z żądaniem wystawienia faktury do paragonu, w okresie nie dłuższym niż trzy miesiące. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym dostarczono do nabywcy towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawierał numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe ugruntowane jest stanowisko, zgodnie z którym, jeżeli na paragonie nie zamieszczono NIP podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, to sprzedawca nie ma prawa do wystawienia faktury do paragonu na dane tego podmiotu (z jego NIP).

Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 grudnia 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.684.2023.1.KFK. Jedną z kwestii rozstrzyganych przez organ podatkowy była możliwość anulowania sprzedaży nieruchomości zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej poprzez ujęcie jej w odrębnej ewidencji oczywistej pomyłki a także wystawienie faktur korygujących z numerami NIP nabywców do wcześniej wystawionych faktur do paragonów fiskalnych bez tych numerów NIP.

Dyrektor KIS w pierwszej kolejności wyjaśnił, że przepisy w zakresie kas rejestrujących nie zabraniają ewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży, która korzysta ze zwolnienia przedmiotowego określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie zwolnień (tj. w rozstrzyganej sprawie dostawy nieruchomości, która na podstawie poz. 35 załącznika do rozporządzenia podlega zwolnieniu z ewidencjonowania). Podkreślono także, że przepisy dotyczące podatku VAT nie zabraniają również ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą za pomocą kas rejestrujących. Zatem, jak czytamy: "(...) jeżeli podatnik, również w wyniku pomyłki, ewidencjonuje na kasie sprzedaż dokonywaną na rzecz podatników podatku VAT, to z wszelkimi tego konsekwencjami (...)".

Wskazano, że ewidencja oczywistych pomyłek, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas dotyczy błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży, tj. wartości sprzedaży brutto i wysokości podatku należnego. Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. W opinii organu o oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było.

W rozstrzyganej przez organ podatkowy sprawie oczywistą omyłką dotyczącą numeru NIP nabywcy może być błąd polegający np. na braku jednej cyfry, przestawieniu cyfr bądź pomyłka w jednej cyfrze. Jak czytamy w tym zakresie: "(...) Nie można przyjąć, że korygowanie numeru NIP poprzez jego »uzupełnienie« (wobec braku tego numeru na paragonie) będzie stanowiło »oczywistą omyłkę« w zakresie wartości i przedmiotu sprzedaży, którą można zniwelować poprzez ujęcie w ww. ewidencji i ponowne zaewidencjonowanie na kasie rejestrującej, a więc udokumentowanie kolejnym paragonem fiskalnym.

Brak numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym nie stanowi zatem oczywistej omyłki, o której mowa w ww. § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, która mogłaby być ujęta w tej ewidencji (...)".

Powołując się na przepis art. 106b ust. 5 ustawy o VAT Dyrektor KIS w dalszej części uzasadnienia uznał, że podatnik nie może dowolnie wybierać, czy dokonuje zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, czy też występuje w charakterze konsumenta. To znaczy, jeżeli w momencie dokonywania zakupu dany podmiot występuje w charakterze konsumenta i nabywa określony towar, jako konsument, wówczas nie ma możliwości późniejszej zmiany tego charakteru zakupu. Towar lub usługa nabyta na potrzeby osobiste lub prywatne nie może z czasem przekształcić się w zakup służący działalności gospodarczej z punktu widzenia VAT. Nabywca w momencie realizowania zakupów dokonuje ich kwalifikacji jako związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. W tym bowiem momencie określa czy dokonuje zakupów działając w charakterze podatnika.

Skoro w opisywanej sytuacji nie ma podstaw do uznania braku numeru NIP na paragonie za oczywistą pomyłkę, to również nie ma podstaw do wystawienia faktury korygującej do uprzednio wystawionej faktury bez numerów NIP nabywców.

Ostatecznie zatem stwierdzono, że: "(...) w związku z zaewidencjonowaniem sprzedaży na kasie rejestrującej, a w konsekwencji wystawieniem paragonów i faktur bez numerów NIP, nie będą mieli Państwo prawa do ujęcia sprzedaży w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek i dokonania jakichkolwiek korekt w celu wskazania numeru NIP na przedmiotowych dokumentach (...)".

Warto w tym miejscu również przytoczyć interpretację indywidualną z dnia 14 lipca 2022 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.176.2022.1.JG, w której Dyrektor KIS podkreślił, że art. 106b ust. 5 ustawy odnosi się zarówno do nabywcy będącego podatnikiem, jak i podatnikiem podatku od wartości dodanej, o którym mowa w art. 2 pkt 11 ustawy. W tym zakresie wyjaśniono, że podmioty zagraniczne z UE, będące podatnikami od wartości dodanej, muszą podać swój identyfikator podatkowy do paragonu fiskalnego, jeżeli następnie chcą otrzymać fakturę.

Zwrócono przy tym uwagę, że: "(...) podane przez Wnioskodawcę przyczyny niewskazania numeru NIP na paragonie, tj.:

• przeszkody komunikacyjne,
• brak znajomości regulacji polskiego prawa podatkowego przez Podmioty Zagraniczne z uwagi na brak znajomości polskich regulacji,
• ograniczenia funkcjonalności systemu i obecnie funkcjonujący system,

nie mogą być powodem niewywiązania się z nałożonych na Wnioskodawcę obowiązków wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług. Wnioskodawca jako sprzedawca towarów jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy. Ustawa o podatku od towarów i usług nie przewiduje zwolnień z obowiązku sprzedawcy ze względu na brak możliwości wystawienia paragonu bez NIP z wyżej wskazanych powodów. Tym samym, jeżeli Wnioskodawca prowadzi sprzedaż na rzecz podatników z UE, to na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek dostosowania m.in. systemów wykorzystywanych przez Niego w prowadzonej działalności gospodarczej oraz organizacji pracy w taki sposób, aby obowiązek wynikający z ustawy mógł być zrealizowany.

W konsekwencji, w przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, potwierdzonej paragonem fiskalnym, na rzecz podmiotu z UE będącego podatnikiem podatku od wartości dodanej Wnioskodawca nie może wystawiać faktury VAT, jeżeli paragon dokumentujący sprzedaż nie zawiera żadnego numeru służącego do identyfikacji podatkowej takiego klienta (...)".

Zaewidencjonowanie w kasie fiskalnej sprzedaży usługi czy towaru potwierdzonej paragonem fiskalnym bez NIP nabywcy będącego podatnikiem z UE zatem wyklucza możliwość późniejszego wystawienia faktury (zawierającej jego NIP) do takiego paragonu.

W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem art. 106b ust. 5 (czyli do paragonu bez NIP nabywcy), organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Sankcja w tej wysokości jest również nałożona na nabywcę (czynnego podatnika VAT), który ujmie taką fakturę w ewidencji VAT (art. 109a ustawy). Dodatkowe zobowiązanie podatkowe nie jest jednak ustalane w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn poniosą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.

Pamiętać należy, że obowiązek wystawiania faktur wyłącznie do paragonów zawierających NIP nabywcy (podatnika VAT), jak i sankcja za naruszenie tego obowiązku, nie mają zastosowania do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0). Wynika tak z art. 106b ust. 7 ustawy o VAT.

» Nieterminowy przegląd kasy fiskalnej

Obowiązek terminowego przeglądu kasy spoczywa wyłącznie na użytkowniku tej kasy. W myśl § 54 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.), obowiązkowego przeglądu technicznego kas dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W przypadku natomiast kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Niedopełnienie przez podatnika poddania przeglądowi technicznemu kasy rejestrującej w obowiązującym terminie grozi również karą w wysokości 300 zł, którą jest on zobowiązany uiścić w terminie 14 dni od otrzymania decyzji w tej sprawie (art. 111 ust. 6ka i 6l ustawy o VAT).

Podatnik, który nie wywiązuje się z tego obowiązku naraża się również na konsekwencje finansowe określone przez ustawodawcę w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.

Z przepisu tego wynika, że w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży podatnik zakończy działalność gospodarczą lub nie podda kas rejestrujących w obowiązującym terminie obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas, a także w innych przypadkach określonych w rozporządzeniu w sprawie odliczeń zobowiązany jest do zwrotu odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy rejestrującej.

Przy czym ww. obowiązek zwrotu odliczonych lub zwróconych kwot dotyczy tylko tych kas, których te przypadki dotyczą. Wynika tak z § 5 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (Dz. U. poz. 820). W przypadku czynnych podatników VAT zwrotu ulgi należy dokonać na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.

Natomiast podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT (tj. zwolnieni z VAT), zwrotu ulgi powinni dokonać do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Zatem konsekwencją nieterminowego dokonania przeglądu kasy fiskalnej jest:

• zwrot przez podatnika odliczonej lub otrzymanej z urzędu kwoty wydatkowanej na zakup tej kasy (w przypadku gdy ma to miejsce przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania),
• kara pieniężna w wysokości 300 zł.