Wydatki pracownicze poniesione przed zawarciem z pracownikiem umowy o pracę

Ubranie robocze dla pracownika kupiliśmy w lutym 2024 r., ale pracownik został zatrudniony od 1 marca 2024 r. W którym miesiącu powinnyśmy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek na zakup tego ubrania?

Wydatek na zakup ubrania roboczego dla pracownika jest kosztem w dacie poniesienia. Natomiast moment rozpoczęcia pracy przez pracownika jest tu bez znaczenia.

Wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów, jeżeli spełnia łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 updof.

Kosztami podatkowymi są tzw. koszty pracownicze. Stanowią je m.in. wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, obejmują one również należności za czas podróży służbowych, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak i inne świadczenia na rzecz pracowników. Do tej ostatniej kategorii zaliczyć należy obowiązek zapewnienia odzieży roboczej.

Stosownie do art. 237⁷ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu. Wydatki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracownikom stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ obowiązek ich ponoszenia wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Ponadto wydatki te wykazują związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Wydatków ponoszonych przez pracodawcę na zapewnienie odzieży roboczej nie można przyporządkować do konkretnego przychodu, dlatego stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie).

Od kwalifikacji kosztów - koszty bezpośrednie czy pośrednie - zależy sposób podatkowego rozliczenia poniesionych wydatków. Koszty pośrednie są potrącalne, co do zasady, w dacie ich poniesienia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego. W takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c updof).

W tym miejscu należy zwrócić uwagę na brzmienie art. 22 ust. 5d updof, który definiuje pojęcie "dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów". Przepis ten stanowi, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b updof, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Natomiast u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uważa się, co do zasady, dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

Mając na uwadze powołane przepisy, trzeba stwierdzić, że zakup ubrania roboczego dla pracownika, który rozpocznie pracę w miesiącu następnym po miesiącu poniesienia wydatku, pozostaje bez wpływu na moment rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. W opisanym przypadku zakładamy, że wystawienie i otrzymanie faktury dokumentującej zakup ubrania miało miejsce w lutym 2024 r. Jeżeli w tym samym miesiącu wydatek został ujęty w księgach rachunkowych, to dla celów podatkowych stanowił kosztów uzyskania przychodów w lutym 2024 r. Również jeżeli podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, to wydatek ten stanowił koszt w lutym 2024 r. (w dacie wystawienia faktury).