Faktura kosztowa otrzymana z opóźnieniem

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną. W marcu 2024 r. otrzymałem fakturę za usługę transportową wystawioną w styczniu 2024 r. Czy powinienem dokonać korekty zapisów za styczeń 2024 r., czy koszt wynikający z faktury ująć w księdze w miesiącu otrzymania faktury?

Pomimo że koszt usługi został poniesiony w styczniu 2024 r., podatnik może go wpisać do podatkowej księgi w miesiącu otrzymania faktury.

W myśl art. 22 ust. 4 updof, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Jeżeli podatnik stosuje tę metodę potrącalności kosztów oznacza to, że prowadzi podatkową księgę metodą uproszczoną. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Tak wskazuje art. 22 ust. 6b updof.

Na podstawie § 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), podatnicy są obowiązani do uwzględniania zasad wyrażonych w przywołanych przepisach, przy wpisywaniu do księgi kosztów uzyskania przychodów innych niż koszty zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych. Oznacza to, że skoro koszt usługi transportowej został udokumentowany fakturą wystawioną w styczniu 2024 r., to powinien on zostać ujęty w podatkowej księdze prowadzonej w tym miesiącu. Niemniej często zdarzają się sytuacje jak opisana w pytaniu, gdy faktura jest dostarczana podatnikowi z opóźnieniem, tj. po upływie miesiąca, w którym koszt powstał. Przepisy powołanego rozporządzenia nie odnoszą się do takiej sytuacji.

Resort finansów przez pewien czas wskazywał, że podatnicy powinni odnosić (ujmować w księdze) koszt do miesiąca, w którym faktura została wystawiona. W poprzednim roku odstąpiono jednak od tej wykładni, a Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 23 lutego 2023 r., nr DD2.8202.3.2022 (Dz. Urz. Min. Fin. z 2023 r. poz. 21) wyraził stanowisko, że dowód stanowiący podstawę ujęcia kosztu w księdze otrzymany z opóźnieniem może być wpisany do księgi w miesiącu, w którym go otrzymano, pod datą jego wystawienia. Przy czym zastrzeżono, że powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym ten koszt może zostać potrącony. Ewentualną informację o przyczynach ujęcia dowodu z opóźnieniem można wpisać do księgi w kolumnie 17 "Uwagi".

Odnosząc zaprezentowane wyjaśnienia do sytuacji podatnika, należy stwierdzić, że wystawioną w styczniu 2024 r. fakturę za transport może on ująć w podatkowej księdze w miesiącu jej otrzymania, czyli w marcu 2024 r. - pod datą jej wystawienia.