Nieopłacone w terminie składki ZUS w kosztach podatkowych pracodawcy

(pismo sekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z 25 stycznia 2023 r., nr DD2.054.2.2023, będące odpowiedzią na interpelację poselską nr 38286)

Czego dotyczył problem?

Od 1 stycznia 2023 r. zmieniły się przepisy dotyczące ujmowania w kosztach uzyskania przychodów składek ZUS od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez pracodawcę. Obecnie składki te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi, składki te ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu ich opłacenia do ZUS. Tak wynika z art. 15 ust. 4h, art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o PDOP (oraz art. 22 ust. 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PDOF).

UWAGA! Nieopłacone do ZUS składki, w części finansowanej przez płatnika składek, nie są kosztem uzyskania przychodów.

Wielokrotnie na łamach naszego czasopisma pisaliśmy o wątpliwościach związanych ze stosowaniem ww. przepisów, m.in. w zakresie składek ZUS od wynagrodzeń za dany miesiąc, wypłacanych w miesiącu następnym. W miesiącu "zamykania" miesiąca, za który należne jest wynagrodzenie, których składki te dotyczą, może nie być bowiem wiadomo, czy zostaną one opłacone w terminie, gdyż termin ten jeszcze nie upłynął.

Na wątpliwości te zwrócono uwagę również w przywołanej na wstępie interpelacji poselskiej. Zapytano w niej m.in. o to, w jaki sposób ma postąpić podatnik, który ww. składki ZUS ujął w kosztach podatkowych w miesiącu, za który należne było wynagrodzenie (stanowiące podstawę ich naliczania), gdy następnie nie uregulował ich w terminie przypadającym na drugi miesiąc następujący po miesiącu zaliczenia składek do kosztów podatkowych. Czy należy wówczas dokonać korekty kosztów podatkowych wstecz, czy też uznać, że korekta kosztów podatkowych nie była związana z błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką i tym samym korekta ta powinna nastąpić na bieżąco, w dacie zapłaty tych składek?

Odpowiedź na interpelację poselską

Sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów (dalej: MF) w odpowiedzi na ww. interpelację poselską wyjaśnił, że:

"(...) Memoriałowy sposób zaliczania do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowniczych, w części finansowanej przez płatnika składek, jest warunkowany ich opłaceniem w terminie określonym w odrębnych przepisach. W przypadku, gdy składki te nie zostały opłacone w terminie, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenie, którego składki te dotyczą, jest należne. W konsekwencji podatnik, który na zasadzie memoriału zaliczył do kosztów uzyskania przychodów nieopłacone w terminie składki na ubezpieczenia społeczne, dokonuje "wstecz" korekty kosztów związanych z tymi składkami, tj. koryguje koszty miesiąca, w którym zaliczył, na zasadzie memoriału, składki do kosztów podatkowych. Składki te będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w miesiącu, w którym zostaną zapłacone. (...)"

MF wyjaśniło także, że nowe przepisy dotyczące ujmowania w kosztach podatkowych składek ZUS, finansowanych przez pracodawcę, stosuje się do składek z tytułu należności, należnych od dnia 1 stycznia 2023 r. Powyższa regulacja obejmuje wszystkich podatników, niezależnie od okresu trwania czy przyjętego roku podatkowego (tj. roku podatkowego innego niż kalendarzowy).