Odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę

» Akceptacja odbiorcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy nowelizującej wyrażenie zgody na ich otrzymywanie powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych.

Przepisy ustawy o VAT nie regulują natomiast zasad dokonywania takiej akceptacji. Nie wynika z nich czy ich akceptacja ma przyjąć formę pisemną czy elektroniczną.

W praktyce przyjęto, że sprzedawca (wystawca faktury) na zasadzie domniemania zgody kontrahenta może wysyłać mu faktury elektroniczne dopóty, dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu w tej sprawie. Wystarczającym dla uznania akceptacji nabywcy na ich otrzymywanie jest opłacenie należności wynikającej z wysłanej w ten sposób faktury. Powyższe potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 6 października 2020 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.347.2020.2.JKU. Czytamy w niej: "(...) Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji (podkreślenie redakcji) (...)".

» Brak zgody nabywcy na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej

W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę jest zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura może być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej. Według projektodawcy zachowuje ona walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF). Regulacja ta została wprowadzona w celu zachowania prawa wystawcy do uzyskania preferencji w postaci skróconego terminu zwrotu podatku VAT.

Moment otrzymania faktury w takim przypadku należy ustalać na zasadach, jakie obowiązują obecnie dla faktur papierowych lub elektronicznych.

W przypadku faktury papierowej istotny będzie moment jej fizycznego posiadania. Natomiast kwestia momentu otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi faktury elektronicznej nie została uregulowana w sposób szczególny przez ustawodawcę. Zatem uznać należałoby, że terminem otrzymania przez podatnika faktury elektronicznej jest dzień, w którym podatnik miał możliwość zapoznania się z jej treścią (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 5 stycznia 2022 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.497.2021.2.RD).