Koszty udziału prezesa w konferencji branżowej

W kontrakcie menedżerskim zawartym z prezesem zarządu jest zapis, że spółka będzie finansowała mu udział w konferencjach branżowych. Czy tego rodzaju koszty spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Jeżeli obowiązek finansowania kosztów udziału prezesa zarządu w konferencji branżowej wynika z zawartego kontraktu menedżerskiego, to poniesione z tego tytułu udokumentowane wydatki spółka może ująć w kosztach uzyskania przychodu - o ile wydatki te nie mają charakteru reprezentacji.

W świetle definicji zawartej w art. 15 ust. 1 updop przyjmuje się, że do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wydatki funkcjonalnie związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, racjonalne i obiektywnie uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Wyjątek stanowią wydatki wymienione w negatywnym katalogu zamieszczonym w art. 16 ust. 1 updop, które niezależnie od celu ich poniesienia, nie mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych.

Co do zasady, każdy wydatek poniesiony przez podatnika wymaga indywidualnej analizy wszystkich okoliczności, które zachodzą w konkretnym stanie faktycznym. W tym celu podatnik powinien dysponować dowodami, zawierającymi niezbędne informacje do stwierdzenia celowości i racjonalności poniesionego wydatku oraz jego związku z przychodem (zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów). Taki pogląd prezentują nie tylko organy podatkowe, lecz również sądy administracyjne w swoich orzeczeniach. Trzeba przy tym pamiętać, że w razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi, to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że konkretny wydatek spełnia przesłanki wymienione we wspomnianej definicji kosztów podatkowych.

Udział prezesa zarządu w konferencji branżowej, która jest związana z przedmiotem prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej, niewątpliwie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów ze sprzedaży wyrobów bądź usług świadczonych przez spółkę lub zachowania źródła przychodów. Na tego rodzaju konferencji prezes zarządu ma bowiem możliwość m.in. poznania nowych rozwiązań prawnych, ekonomicznych i technologicznych, trendów występujących w branży, nawiązywania lub umacniania współpracy z kontrahentami, a tym samym utrzymania bądź umocnienia pozycji spółki na rynku. Na marginesie należy zauważyć, że do wydatków ponoszonych na rzecz członków zarządu spółki nie ma zastosowania wyłączenie z kosztów wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 38a updop (zarząd nie jest organem stanowiącym, o którym mowa w tym przepisie).

Trzeba jednak mieć na względzie, że zdaniem organów podatkowych, w sytuacji gdy prezes zarządu nie jest pracownikiem spółki, to konieczność ponoszenia przez spółkę na jego rzecz wydatków (np. z tytułu udziału w konferencjach bądź podnoszenia kwalifikacji zawodowych) powinna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku - z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo też mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki. Taki pogląd wyraził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach indywidualnych z 11 października 2021 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.229.2021.1.KW i z 28 lutego 2020 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.492.2019.7.PP.

Jeżeli zatem, w rozpatrywanym stanie faktycznym, spółka zobowiązała się w kontrakcie menedżerskim do finansowania prezesowi zarządu kosztów udziału w konferencjach branżowych i wydatki te są odpowiednio udokumentowane - to należy uznać, że są one funkcjonalnie związane z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą, a ich poniesienie służy osiągnięciu przychodów z tego źródła. Tym samym spełnione są przesłanki określone w ogólnej definicji kosztów podatkowych, a więc - co do zasady - omawiane wydatki mogą być uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów spółki.

Ponieważ jednak w pytaniu nie sprecyzowano jakie konkretnie wydatki sfinansuje spółka, to dla porządku przypominamy, że na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, z kosztów uzyskania przychodów zostały wyłączone koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zgodnie z ugruntowaną linią orzecznictwa celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Tak orzekł m.in. skład siedmiu sędziów NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. W uzasadnieniu tego wyroku stwierdzono m.in., że: "Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności". Wykładnię tę podzielają organy podatkowe (np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 26 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.434.2019.1.AP).