Należyta staranność w kontaktach z kontrahentami

Ze względu na przepisy dotyczące rejestracji podatników VAT i przesłanek odmowy rejestracji czy wykreślenia podmiotu z rejestru, nabywcy towarów i usług muszą mieć na względzie konieczność weryfikacji swoich kontrahentów. Zakupy towarów oraz usług i odliczenie podatku naliczonego z faktur otrzymanych od podmiotów niezarejestrowanych może być przyczyną zakwestionowania przez organ podatkowy prawa do odliczenia podatku naliczonego, poprzez uznanie, że podmiot współuczestniczył w oszustwie podatkowym.

Aby uniknąć odpowiedzialności za ewentualne oszustwa podatkowe mające na celu wyłudzenie podatku VAT podatnicy muszą dochować należytej staranności przy każdej czynności z kontrahentem.

Jedną z przesłanek dochowania należytej staranności w transakcjach krajowych jest sprawdzanie kontrahentów w elektronicznym wykazie podatników VAT (tzw. białej liście), prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ust. 1 ustawy o VAT prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podatników VAT, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Wykaz taki jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę. Z tym, że zgodnie z wyjaśnieniami znajdującymi się na stronie internetowej www.podatki.gov.pl w zakładce Wykaz podatników/Pytania i odpowiedzi: "(...) Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego (...)".

Ww. wykaz jest bardzo przydatny dla podatników VAT, gdyż w jednym miejscu mogą oni sprawdzić najważniejsze informacje o swoich kontrahentach. Powyższe informacje można pobrać bezpłatnie korzystając z wyszukiwarki podatników VAT znajdującej się na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/) pod nazwą "Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT". Ponadto, dostęp do tego wykazu jest możliwy także za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w zakładce: "Wykaz podatników VAT" - Sprawdź kontrahenta na wykazie podatników VAT (biała lista). Aby znaleźć dane kontrahenta (lub swoje) należy wpisać: numer NIP albo numer REGON, nazwę firmy lub jej fragment, imię i nazwisko - w przypadku osób fizycznych lub numer rachunku.

Korzystanie z białej listy nie jest obowiązkowe, jednak brak weryfikacji kontrahenta może spowodować zarzut niedochowania należytej staranności w kontaktach z kontrahentem i skutkować jednocześnie brakiem prawa do odliczenia VAT od zakupu towaru/usługi.

Przesłanki dochowania należytej staranności sugerują, że w wykazie należy sprawdzać kontrahentów, od których podatnik nabywa towary/usługi. Jednakże - zdaniem redakcji - w celu uniknięcia nieświadomego uwikłania się np. w karuzelę podatkową służącą wyłudzaniu VAT podatnicy mogą sprawdzać także kontrahentów, którym sprzedają towary/usługi.