Noclegi pracowników mobilnych

W  naszej firmie zatrudniamy handlowców, którzy obsługują różne województwa. Osoby te zamieszkują w innym województwie niż to, w którym znajduje się siedziba firmy. Zdarza się, że handlowcy udają się na obszar inny niż przydzielony. W takim przypadku, wyjazd handlowców następuje na polecenie osób przełożonych i wiąże się z noclegiem. Zamierzamy opłacać ze środków firmowych wydatki związane z tymi noclegami. Jakie skutki podatkowe powoduje takie finansowanie noclegów pracowniczych?

"(...) Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

(...) Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji nieodpłatnych świadczeń, rozumienie tego pojęcia zostało jednak wypracowane w orzecznictwie.

(...) W uchwałach z 18 listopada 2002 r., sygn. akt FPS 9/02, oraz z 16 października 2006 r., sygn. akt FPS 1/06 Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że (...) »nieodpłatne świadczenie« (...) obejmuje (...) wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub z inną formą ekwiwalentu przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

(...) Kwestia rozumienia pojęcia »innych nieodpłatnych świadczeń« - w aspekcie świadczeń pracowniczych - była również przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu »innych nieodpłatnych świadczeń«, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą być uznane takie świadczenia, które:

• po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

(...) należy przyjąć, że mimo bardzo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodów ze stosunku pracy, nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przykładem tego rodzaju świadczeń są świadczenia spełnione wyłącznie w interesie pracodawcy, tj. mające charakter służbowy a nie prywatny.

Podkreślić należy, że nieodpłatne świadczenie jest przychodem, gdy świadczenie to powoduje wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Nieodpłatne świadczenie jest przychodem, gdy zostało spełnione w pełni dobrowolnie, tj. na zasadzie własnej woli - a nie w wykonaniu obowiązku. Przychód pracownika obejmuje nieodpłatne świadczenie, gdy świadczenie to zostanie spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniesie mu korzyść w postaci powiększenia jego aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. (...) Nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika, gdy korzyść jest wymierna i przypisana mu indywidualnie.

(...) Ze względu na (...) przedstawione we wniosku zdarzenie, w przypadku ponoszonych przez Państwo wydatków nie dochodzi do przysporzenia po stronie Handlowców, w związku z korzystaniem przez nich z opłaconych przez Państwo noclegów.

W takim przypadku Państwo (jako płatnik) nie powinni traktować dokonywanych na rzecz Handlowców wydatków poniesionych w związku zapewnieniem im noclegu, jako przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów art. 10 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego też nie będzie na Państwu ciążyć obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.404.2022.1.KF)