Opodatkowanie zwrotu pracownikom kosztów używania prywatnych samochodów

Planujemy wypłacać pracownikowi ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, na podstawie zawartej umowy. Czy taki zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu prywatnego dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu?

"(...) Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy (...) o transporcie drogowym (Dz. U. z 2021 r., poz. 919, z późn. zm.), na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, (...) niebędące własnością pracodawcy.

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury (...) w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271, z późn. zm.) stanowi, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, (...) niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej »pojazdami do celów służbowych«, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

(...) zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych (...) stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(...) wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof - przyp. red.)

(...) Odrębnymi ustawami, (...) są:

• ustawa (...) o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. z 2020 r. poz. 2064),
• ustawa (...) o lasach (Dz. U. z 2021 r. poz. 1275),
• ustawa (...) o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1876, z późn. zm.).

(...) jeżeli dokonują Państwo pracownikom zwrotu wydatków dotyczących używania pojazdów prywatnych do jazd lokalnych, do których nie mają zastosowania uregulowania prawne mieszczące się w zakresie odrębnych ustaw, (...) to należy stwierdzić, że nie zostały spełnione przesłanki uprawniające do zastosowania zwolnienia od podatku (...).

(...) zwrot kosztów poniesionych przez pracowników z tytułu używania pojazdów stanowiących ich własność dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi przychód ze stosunku pracy opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a Państwo jako pracodawca i płatnik, są zobowiązani do potrącania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy (...) z tego tytułu (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 kwietnia 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.116.2022.1.SJ)