Ewidencje prowadzone przez podatników VAT

Ewidencje w systemie rozliczania podatku VAT pełnią bardzo ważną rolę. Właściwie prowadzone - pozwalają na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowujących.

Ewidencja VAT - stosownie do art. 109 ust. 3 ustawy o VAT - powinna zawierać dane dotyczące:

• rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
• kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
• kontrahentów;
• dowodów sprzedaży i zakupów.

Podatnik, który prowadzi działalność zarówno opodatkowaną, jak i zwolnioną z VAT lub też działalność opodatkowaną i pozostającą poza działalnością gospodarczą ma dodatkowe obowiązki ewidencyjne.

Już dokonując zakupu podatnik musi ocenić, czy jest to zakup:

• dający prawo do odliczenia podatku naliczonego,
• niedający prawa do odliczenia podatku naliczonego,
• dający częściowe prawo do odliczenia.

Klasyfikacja powyższa jest zasadniczym elementem dla prawidłowego rozliczania podatku naliczonego, a podatnik dokonując opodatkowanego zakupu musi ująć go w stosownej ewidencji zakupu.

Zdaniem redakcji podatnik prowadzący działalność mieszaną w celu prawidłowego rozliczania VAT prowadzi co najmniej kilka ewidencji zakupu, z uwagi na odmienne zasady rozliczania podatku od nabywanych:

• usług i towarów niestanowiących środków trwałych,
• nieruchomości oraz
• innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

W ewidencjach tych podatnik dokonuje wpisów dotyczących:

• zakupów towarów niestanowiących środków trwałych i usług związanych wyłącznie z czynnościami dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego,
• zakupów nieruchomości związanych wyłącznie z czynnościami dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego,
• zakupów innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, związanych wyłącznie z czynnościami dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego,

- te trzy grupy zakupów (z pewnymi wyłączeniami wynikającymi z art. 88 ustawy o VAT) dają prawo do pełnego odliczania VAT naliczonego;

• zakupów towarów niestanowiących środków trwałych i usług związanych zarówno z czynnościami dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i niedającymi takiego prawa,
• zakupów nieruchomości związanych zarówno z czynnościami dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i niedającymi takiego prawa,
• zakupów innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, związanych zarówno z czynnościami dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i niedającymi takiego prawa,

- te trzy grupy zakupów (z zastrzeżeniem analogicznym jak powyżej) uprawniają tylko do częściowego odliczania podatku naliczonego;

• zakupów towarów niestanowiących środków trwałych i usług związanych wyłącznie z czynnościami niedającymi prawa do odliczenia podatku naliczonego,
• zakupów nieruchomości związanych wyłącznie z czynnościami niedającymi prawa do odliczenia podatku naliczonego,
• zakupów innych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, związanych wyłącznie z czynnościami niedającymi prawa do odliczenia podatku naliczonego,

- te trzy grupy zakupów w ogóle nie uprawniają do odliczania VAT naliczonego.

Ostatnie trzy ewidencje nie są bezwzględnie konieczne, bowiem ustawa nie nakłada na podatników obowiązku ewidencjonowania danych niemających wpływu na rozliczenia w podatku VAT, jednak w praktyce ewidencje te mogą być przydatne, w szczególności w sytuacji gdy zakupione towary zmienią swoje przeznaczenie.

W ustawie o VAT zawarto także przepisy szczególne w zakresie prowadzonych przez podatników ewidencji, dotyczące niektórych rodzajów wykonywanych czynności np. prowadzonych przez podatników stosujących szczególne procedury.