Ujmowanie w kosztach podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego

Prowadzę działalność gospodarczą jako agent ubezpieczeniowy. Podatek dochodowy rozliczam na zasadach ogólnych. W działalności wykorzystuję samochód osobowy, którego jestem współwłaścicielem (drugim jest żona). Samochód ten jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. Czy mogę zaliczać do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z eksploatacją firmowego samochodu? Dodam, że działalność jest prowadzona w miejscu zamieszkania. Dla celów VAT nie prowadzę ewidencji, gdyż jestem podmiotowo zwolniony z tego podatku.

Ustawodawca w podatku dochodowym wprowadził ograniczenie w ujmowaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją samochodów osobowych. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż prywatny samochód podatnika, na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Przepis ten zezwala zatem na ujmowanie w kosztach podatkowych 75% wydatków z tytułu używania firmowego samochodu osobowego. Przy czym przez firmowy samochód należy rozumieć tu zarówno samochód wpisany do ewidencji środków trwałych, jak również używany przez podatnika np. na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy. Tak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 9 kwietnia 2020 r. dot. wykorzystywania samochodu osobowego w prowadzonej działalności.

Ograniczenie to nie ma zastosowania, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika wyłącznie do celów prowadzonej działalności. W takiej sytuacji podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków eksploatacyjnych związanych z jego używaniem. Potwierdziło to MF w ww. objaśnieniach.

Fakt, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, co do zasady, stwierdza się na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Wynika to z art. 23 ust. 5f ustawy o PDOF, zgodnie z którym, w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ww. ewidencji, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

W przypadku jednak, gdy podatnik, zgodnie z przepisami o VAT, nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji (jest np. zwolniony z VAT), wówczas ww. przepis (art. 23 ust. 5f ustawy o PDOF) nie znajduje zastosowania. Oznacza to, że jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany przez ww. podatnika wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, to mimo braku ww. ewidencji, wydatki związane z używaniem tego pojazdu mogą być kosztem podatkowym w pełnej wysokości, tj. w wysokości 100% kwoty brutto. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 2 stycznia 2020 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.569.2019.1.DJD).

Zaznaczamy, że ujmowanie w kosztach podatkowych 100% ww. wydatków nie jest możliwe w przypadku, gdy podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności "prywatny" samochód (stanowiący własność podatnika, niebędący składnikiem majątku w działalności gospodarczej). W takiej sytuacji wydatki z tytułu używania ww. samochodu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% ich wartości.

Uzupełniająco dodajmy, iż regulacja ta ma zastosowanie również w przypadku, gdy samochód stanowi współwłasność podatnika (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 21 lutego 2019 r., nr 0112-KDIL3-1.4011.25.2019.1.KF).

Podsumowując:

Z pytania nie wynika jednoznacznie, czy samochód podatnika jest firmowym składnikiem majątku. Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego dotyczy bowiem wyłącznie firmowych samochodów (m.in. stanowiących środki trwałe, używanych na podstawie umowy leasingu), które są wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej. Ustawodawca nie odniósł się w tym przypadku do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że po spełnieniu ww. warunków ujmowanie w kosztach podatkowych 100% ww. wydatków powinno być możliwe również w przypadku podatników prowadzących działalność gospodarczą w miejscu zamieszkania. Przy czym należy mieć na uwadze, że każde, nawet nieznaczne, wykorzystywanie samochodu osobowego w celach innych niż firmowe oznacza, że wydatki związane z jego używaniem mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w limitowanej wysokości, tj. 75% ich wartości (por. wyrok WSA w Warszawie z 13 marca 2020 r., sygn. akt III SA/Wa 1550/19 - orzeczenie prawomocne).

Zasady te nie dotyczą "prywatnego" samochodu podatnika. W przypadku takiego samochodu podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych 20% wydatków związanych z jego używaniem pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.