Używanie prywatnego auta w przychodach pracowniczych

Pracownicy urzędu wykonują czynności na terenie całego województwa. W tym celu na podstawie umowy zawartej z pracodawcą wykorzystują prywatne samochody do celów służbowych, a pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych wydatków. Zdarza się także, że pracownicy korzystają z usług hotelowych. W umowach o pracę miejsce świadczenia pracy określono jako obszar województwa. Czy zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych oraz noclegu stanowi dla pracownika dochód podlegający opodatkowaniu?

"(...) Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na Wnioskodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku (dotyczącego noclegu i używania prywatnego auta do celów służbowych - przyp. red.), tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej (...). (...) w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, musiałby je pokryć z własnych środków. Zatem, przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku, jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu

Wobec tego, zwrot kosztów poniesionych przez pracowników tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, samochodu prywatnego do celów służbowych oraz zwrot kosztów zakwaterowania (noclegu) celem wykonywania zadań zleconych przez Urząd (...) będzie stanowić dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego, jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (...). (...) Odrębnymi ustawami (...) są:

• ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (...),
• ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (...),
• ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (...).

(...) W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. (...) stwierdzić należy, że otrzymywane przez pracowników kwoty, tytułem zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do jazd lokalnych (...) będą stanowić przychód pracowników, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b przywołanej ustawy, bowiem z ustawy o pracownikach samorządowych nie wynika, aby pracownikom z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych przysługiwał od zatrudniającego ich Urzędu zwrot kosztów przejazdów do miejsc wykonywania przez nich czynności służbowych.

(...) kwota wypłacanego (...) pracownikowi świadczenia (...), stanowi przychód pracownika (...), który winien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, a na Wnioskodawcy z tytułu dokonywania ww. świadczeń, ciążą obowiązki płatnika określone w art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Odnośnie kosztów zakwaterowania (noclegu) należy wskazać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 14 ustawy - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy PIT.

(...) Natomiast, wartość świadczenia - przekraczająca miesięcznie kwotę 500 zł (...) będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy. (...) płatnik będzie miał obowiązek doliczyć koszty zakwaterowania przekraczające miesięcznie kwotę 500 zł do przychodów pracownika wynikających z umowy o pracę i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 czerwca 2021 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.245.2021.1.JM)