Rozliczenie wydatków na zakwaterowanie i noclegi zleceniobiorców

Spółka prowadzi działalność usługową na terenie całego kraju. Do wykonywania usług na podstawie umów zlecenia zatrudnia obywateli Białorusi oraz Ukrainy nieposiadających adresu zameldowania w Polsce. Postanowieniami zawieranych umów zlecenia spółka zobowiązuje się do zapewnienia zleceniobiorcom noclegów oraz nieodpłatnego zakwaterowania w miejscach wykonywania prac. Lokale zorganizowane jako miejsca zakwaterowania zbiorowego służą tylko zleceniobiorcom świadczącym usługi na rzecz spółki w trakcie trwania umowy zlecenia. Bez poniesienia kosztów zakwaterowania zleceniobiorca nie mógłby zapewnić sobie personelu do wykonywania usług. Czy spółka może zaliczyć w ciężar kosztów podatkowych wydatki poniesione na organizację noclegów i zakwaterowania dla zleceniobiorców?

"(...) podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop (ustawy o pdop - przyp. red.) oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

(...) każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

(...) należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

(...) Wnioskodawca wykazał związek poniesienia wydatków związanych z zapewnieniem miejsc noclegowych lub zakwaterowaniem zleceniobiorców z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Bez ponoszenia przez Wnioskodawcę wydatków związanych z zapewnieniem miejsc noclegowych lub zakwaterowania zleceniobiorcom, Wnioskodawca nie byłby w stanie zapewnić personelu koniecznego do prowadzenia działalności gospodarczej (...). Konsekwencją byłby brak możliwości uzyskiwania przez Wnioskodawcę przychodów z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, a w konsekwencji utrata kontraktów skutkująca ryzykiem utraty źródła przychodów Wnioskodawcy. Tym samym, ww. wydatki będą miały wpływ na wysokość osiąganych przez Wnioskodawcę przychodów. Wydatki te będą mogły zatem stanowić koszty podatkowe.

W świetle powyższych wyjaśnień, stwierdzić należy, iż poniesione przez Spółkę wydatki z ww. tytułu niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. Ustawy, a obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika jednoznacznie z treści zwartych umów. (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lipca 2021 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.152.2021.4.ŚS)