Przychód pracownika z tytułu podróży służbowej

Podatnik w czerwcu 2021 r. wysłał swojego pracownika w podróż służbową do Niemiec. Po powrocie delegowany pracownik przedłożył dokumenty, na podstawie których pracodawca zwrócił mu poniesione wydatki. Jak wynikało z dokumentów pracownik poniósł wydatki na nocleg, które przekroczyły limit wynikający z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Czy wartość wydatków zwróconych pracownikowi ponad określony w rozporządzeniu limit stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu?

Uzyskanie przez pracownika opodatkowanego przychodu uzależnione jest od tego, czy pracodawca uzna opłaty za nocleg w kwocie przekraczającej limit z rozporządzenia w sprawie podróży służbowej za uzasadniony wydatek i wyrazi zgodę na jej zwrot w pełnej poniesionej przez pracownika wysokości.

Należności, jakie pracownik otrzymuje od pracodawcy w związku z odbyciem podróży służbowej, stanowią dla niego przychody zaliczane do źródła, jakim jest stosunek pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Przychód ten jednak może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. Zwolnienie wynikające z tego przepisu ma zastosowanie do diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w przepisach właściwych dla należności za takie podróże pracowników tzw. budżetówki. Podstawowe uregulowania w tym zakresie zawiera rozporządzenie MPiPS w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Na podstawie wynikających z niego uregulowań jako pracownicze przychody podlegające opodatkowaniu należy kwalifikować wypłacone pracownikowi należności za czas podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwoty ryczałtów i limitów w nim określonych. To powoduje, że nawet wówczas, gdy obowiązujące w danej firmie uregulowania dają pracownikowi prawo do otrzymania tych należności na korzystniejszych warunkach niż wynikające z omawianego rozporządzenia (np. określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę), ze zwolnienia z pdof korzystają one jedynie w ramach limitów z rozporządzenia, a nadwyżka podlega opodatkowaniu wraz z pozostałymi składnikami wynagrodzenia za pracę uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu.

W kwestii zwrotu ponad limit kosztów noclegu w pracowniczej delegacji istnieje jednak wyjątek od tej zasady. Nadwyżka kwoty należności z tego tytułu, wypłacona pracownikowi ponad limit określony w rozporządzeniu, korzysta ze zwolnienia od opodatkowania, gdy pracodawca uzna szczególne okoliczności podróży i wyrazi zgodę na zwrot tych kosztów w pełnej wysokości, wynikającej z przedłożonego rachunku - na co zezwala mu § 8 ust. 2 i § 16 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży.