Zakwaterowanie pracowników i zleceniobiorców

Podatnik na potrzeby prowadzonej działalności zatrudnia pracowników, korzysta także z usług zleceniobiorców. Pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę oraz zleceniobiorcom, zamieszkującym poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, podatnik zapewnia zakwaterowanie w hotelu robotniczym. Czy wartość zakwaterowania stanowi przychód do opodatkowania u pracowników i zleceniobiorców, a podatnik powinien pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy?

Gdy firma pokrywa koszty zakwaterowania pracownikom, których miejsce zamieszkania znajduje się w miejscowości znacznie oddalonej od siedziby firmy, wartość takiego świadczenia może korzystać ze zwolnienia z pdof wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Nie ma ono jednak zastosowania do tych pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, korzystających z tzw. podwyższonych kosztów pracowniczych. W przypadku niespełnienia któregokolwiek z warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof, cała wartość omawianego świadczenia jest opodatkowana.

Zwolnienie ma zastosowanie zarówno do wartości zakwaterowania zapewnianego pracownikom na terenie kraju, jak i za granicą. Dla korzystania z tej preferencji nie ma znaczenia charakter obiektu zakwaterowania, jak i forma, w jakiej udzielono tego świadczenia. Można je zastosować zarówno, gdy pracodawca wynajmuje dla pracownika pokój hotelowy, mieszkanie, czy też udostępnia mu mieszkanie służbowe, jak i wówczas, gdy dokonuje zwrotu całości lub części wydatków poniesionych przez pracownika na zakwaterowanie.

Gdy wartość miesięczna takiego świadczenia przekroczy 500 zł, nadwyżka ponad tę kwotę jest opodatkowana. Pracodawca powinien ją doliczyć do pozostałych elementów wynagrodzenia pracownika i od sumy tych należności naliczyć i pobrać zaliczkę na pdof. Jednak gdy wartość świadczenia udostępnionego pracownikowi z tytułu zakwaterowania przekracza ustawowy limit, w związku z czym nadwyżkę ponad tę kwotę pracodawca dolicza do przychodów pracownika, to od dochodu podlegającego opodatkowaniu nie podlegają odliczeniu składki społeczne, a od podatku - składka zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru, której podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o pdof.

W sytuacji gdy zleceniobiorca obok wynagrodzenia należnego mu z umowy zlecenia otrzymuje od zleceniodawcy jeszcze innego rodzaju świadczenia, takie jak np. pokrycie kosztów zakwaterowania tzw. nieodpłatne świadczenia, wówczas wartość takiego świadczenia (bezpłatnego noclegu) stanowi dla niego przychód z działalności wykonywanej osobiście. Nie ma do niego zastosowania zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof, gdyż to zwolnienie ustawodawca przewidział jedynie dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W efekcie wartość tego świadczenia u zleceniobiorcy w całości będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.