Rozliczenie paliwa do samochodu osobowego w kosztach firmowych

Przedsiębiorca (zasady ogólne, skala podatkowa) będący podatnikiem VAT użytkuje w swojej firmie dwa auta osobowe. Jedno auto zostało wprowadzone do środków trwałych firmy, natomiast drugie z uwagi na niską wartość nie stanowi środka trwałego. Jakie ograniczenia występują przy zaliczaniu wydatków na paliwo do kosztów podatkowych w obu przypadkach?

W większości firm użytkowane przez nie auta osobowe - zarówno te stanowiące środki trwałe, jak i te nieujęte w ewidencji majątku firmowego - wykorzystywane są do tzw. celów mieszanych, co oznacza, że używane są zarówno do celów służbowych, jak i potrzeb prywatnych. Z przepisów obowiązujących w tym zakresie na gruncie podatku dochodowego wynika, że w takiej sytuacji wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego, czyli również te dotyczące nabywanego do nich paliwa, obciążają koszty tylko w 75% ich wartości.

Wydatki takie stanowią w 100% koszty firmowe jedynie wówczas, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany tylko w prowadzonej działalności gospodarczej (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof). Aby jednak udowodnić wykorzystywanie firmowego samochodu osobowego wyłącznie na potrzeby firmowe, podatnik musi prowadzić ewidencję potwierdzającą używanie go tylko do działalności gospodarczej. W tym celu wykorzystywana jest ewidencja stosowana dla potrzeb VAT. W przypadku nieprowadzenia jej przez podatnika w podatku dochodowym przyjmuje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany do tzw. celów mieszanych, chyba że podatnik nie jest na podstawie przepisów ustawy o VAT zobowiązany do jej prowadzenia, co w analizowanej sytuacji nie będzie miało miejsca. Jednocześnie, w razie ustalenia, iż podatnik niezgodnie ze stanem faktycznym nie stosował ograniczenia kosztów podatkowych m.in. dotyczących obciążania ich wartością nabytego paliwa, ograniczenie to znajdzie zastosowanie od daty rozpoczęcia używania przez podatnika danego samochodu osobowego (art. 23 ust. 5f-5h ustawy o pdof).

Gdy firmowy samochód osobowy jest wykorzystywany do celów mieszanych, to podatnik VAT, ustalając 75% limit wydatków na paliwo zaliczanych do kosztów podatkowych, powinien wziąć pod uwagę uregulowania zawarte w art. 23 ust. 5a ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że obliczając kwotę wydatków na paliwo podlegającą ujęciu w kosztach podatkowych, przedsiębiorca uwzględnia też 50% kwoty VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu. Technicznie ten VAT uwzględnia w swoich obliczeniach w taki sposób, że do kwoty netto wydatku na zakup paliwa do firmowego samochodu osobowego w pierwszej kolejności dolicza 50% VAT, który nie podlega odliczeniu, a następnie od tak ustalonej wielkości oblicza 75% wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów (przykład - wariant I).

Omówione zasady dotyczą nie tylko kosztów używania firmowych samochodów osobowych będących środkami trwałymi, ale także tych, które użytkowane są na podstawie umowy leasingu operacyjnego oraz tych, które nie zostały zaliczone do tej kategorii składników majątkowych z uwagi na niską wartość (do 10.000 zł) albo ze względu na przewidywany okres użytkowania krótszy niż rok.

Gdy natomiast przedsiębiorca będący osobą fizyczną dla potrzeb działalności gospodarczej wykorzystuje samochód stanowiący jego własność, ale niestanowiący składnika firmowego majątku, to do kosztów podatkowych zalicza 20% poniesionych wydatków tzw. eksploatacyjnych, czyli m.in. ponoszonych z tytułu zakupu paliwa. U podatnika VAT podstawę przedmiotowego ograniczenia wyznacza wartość netto tzw. wydatków eksploatacyjnych wraz z nieodliczonym od nich 50% podatkiem naliczonym. Dopiero od tej kwoty oblicza się 20% wartości stanowiącej koszty podatkowe, co wynika z art. 23 ust. 5a ustawy o pdof (przykład - wariant II).