Zasady przeglądania i kopiowania akt postępowania podatkowego

Podatnik ma prawo przeglądać, kopiować oraz sporządzać notatki z akt postępowania podatkowego, którego jest stroną.

Prawo strony

Dostęp do akt sprawy to przejaw realizacji zasady jawności postępowania podatkowego i prawa podatnika do czynnego w nim udziału. Organ podatkowy ma obowiązek udostępnić podatnikowi akta sprawy na każdym etapie postępowania, a także po jego zakończeniu. Stanowi tak art. 178 § 1 Ordynacji podatkowej.

Podatnik ma nie tylko prawo przeglądać zebrane materiały, ale wolno mu sporządzać z nich notatki oraz wykonywać kopie przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń, np. aparatu fotograficznego w telefonie. Czynności te wykonuje się w lokalu organu podatkowego, w obecności jego pracownika. Należy jednak pamiętać o obostrzeniach związanych z taką wizytą wynikających z zagrożenia epidemiologicznego (np. urzędy skarbowe mogą przyjmować interesantów w niepełnym wymiarze, tzn. tylko w wyznaczone dni w określonych godzinach). Organ podatkowy może dokumenty mające formę elektroniczną udostępnić on-line w swoim systemie teleinformatycznym po identyfikacji podatnika przy użyciu danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy profilu zaufanego.

Kopie i odpisy

Podatnik może ponadto zwrócić się do organu podatkowego o sporządzenie kopii, wydanie uwierzytelnionego odpisu oraz uwierzytelnienie przedłożonej przez siebie kopii. Musi jednak za to zapłacić.

Opłaty za wykonanie kopii, odpisu lub skanu dokumentu są takie same w całym kraju. Wynoszą od 0,40 zł - za jedną stronę skanu dokumentu papierowego do 1,20 zł - za dwie strony dwustronnej odbitki w formacie A3 (patrz tabela). Poświadczenie przez organ podatkowy zgodności kopii lub odpisu z oryginałem wymaga uiszczenia opłaty skarbowej. Uwierzytelnienie każdej pełnej lub zaczętej strony kosztuje 5 zł.

Opłatę skarbową uiszcza się na rzecz prezydenta miasta właściwego ze względu na siedzibę organu podatkowego. Wymaganą kwotę można uregulować w kasie urzędu miasta lub przelać na rachunek bankowy. Poszczególne urzędy miast podają numer konta na swojej stronie internetowej. Dozwolone jest również dokonanie płatności za pośrednictwem inkasenta. Inkasem zajmują się osoby i podmioty wyznaczone przez radę miejską.

Wyjątki od zasady

Podatnik nie uzyska wglądu do dokumentów zawierających informacje niejawne oraz wyłączonych z akt sprawy przez organ podatkowy ze względu na interes publiczny. Przewiduje to art. 179 Ordynacji podatkowej.

Odmowa na ogół następuje ze względu na interes publiczny. Sądy administracyjne definiują ten termin jako nakaz respektowania wartości wspólnych dla całego społeczeństwa, takich jak: sprawiedliwość, bezpieczeństwo czy zaufanie obywateli do organów władzy publicznej. Przedmiotem ochrony mogą być: informacje o pośrednich kontrahentach podatnika, treść umów handlowych, wysokość obrotów, dane o majątku, szczegóły receptur, procesy technologiczne, stan zdrowia, sytuacja rodzinna itp. (por. wyrok NSA z dnia 28 września 2016 r., sygn. akt I FSK 770/16). Interesem publicznym jest także dobro osób i podmiotów niebędących stroną sprawy, a których dotyczą wyłączone z akt sprawy dokumenty, w szczególności, gdy zawierają istotne o nich informacje, np. dane osobowe (por. wyrok NSA z dnia 13 marca 2018 r., sygn. akt II FSK 659/16). Organ podatkowy powinien na tyle wnikliwie i konkretnie podać motywy odmowy udostępnienia akt sprawy, aby możliwe było zapoznanie się z racjami usprawiedliwiającymi odejście w danym przypadku od jawności postępowania podatkowego i aby realne było podjęcie polemiki z przytoczoną argumentacją przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności faktycznych. Nie wystarczy samo powołanie się na istnienie interesu publicznego. Konieczne jest uszczegółowienie przyczyny odmowy wglądu do akt sprawy w relacji do konkretnych dokumentów i zawartych w nich danych (por. wyrok NSA z dnia 28 lutego 2020 r., sygn. akt I FSK 2311/19).

Odmowa umożliwienia podatnikowi zapoznania się z dokumentami zawierającymi informacje niejawne lub wyłączonymi ze względu na interes publiczny, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, a także uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w formie postanowienia. Przysługuje na nie zażalenie.