Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych

Jakie są zasady ewidencji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych?

Szczegółowe zasady ujmowania w podatkowej księdze zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych przedstawione zostały w dalszej części opracowania.

Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, zdefiniowanych w § 3 pkt 1 lit. a-b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwanego dalej rozporządzeniem, ujmuje się w księdze w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Jeżeli księga jest prowadzona:

• na bieżąco, wówczas stosownie do § 16 ust. 1 rozporządzenia, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży,
   
• przez biuro rachunkowe lub przez podatnika na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, to zgodnie z § 27 ust. 1 rozporządzenia, zapisy w księdze muszą być dokonywane na podstawie dowodów księgowych w porządku chronologicznym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zasadą jest, że koszty zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych wpisuje się do księgi w oparciu o otrzymaną fakturę. Stosownie jednak do postanowień § 15 ust. 2 i 4 rozporządzenia, w przypadku gdy towar handlowy lub materiał, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury, to wówczas zapisu w księdze należy dokonać na podstawie:

• sporządzonego przez podatnika szczegółowego opisu, zawierającego imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego lub materiału, bądź
   
• specyfikacji dostawcy - jeżeli spełnia wymogi określone dla opisu.

Zarówno opis, jak i specyfikacja muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar, oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Przy czym, jeżeli podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe lub podatnik na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, to wówczas ma zastosowanie § 15 ust. 3 rozporządzenia. Powołany przepis stanowi, że jeżeli podatnik w tym samym miesiącu otrzymał towar handlowy lub materiał oraz fakturę za ten towar handlowy lub materiał, to opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje się na podstawie otrzymanej faktury.

Należy zauważyć, że zasady określone w § 16 ust. 1 rozporządzenia wyznaczają inny moment ujmowania w podatkowej księdze kosztów zakupu towarów, niż wynika to z reguł określonych w art. 22 ust. 6b updof. Ten ostatni przepis stanowi, że u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (niezależnie od stosowanej metody ewidencjonowania kosztów), za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów generalnie uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W konsekwencji organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych nakazują ujmowanie w podatkowej księdze kosztów zakupu towarów handlowych (materiałów) w dacie wystawienia dowodu dokumentującego ich zakup - w sytuacji gdy dowód ten został wystawiony przed dostawą towaru handlowego lub materiału (np. w miesiącu poprzedzającym dostawę). W takiej sytuacji, w księdze podatkowej w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" podatnik powinien wpisać datę wystawienia faktury (tj. datę wcześniejszą niż dzień, w którym faktycznie otrzymał zakupione towary handlowe lub materiały), natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi "Uwagi" należy zamieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania wpisu.