Zastosowanie MPP przy zapłacie zaliczki

Faktura zaliczkowa

Otrzymanie części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi zobowiązuje podatnika do wystawienia faktury (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Faktura zaliczkowa jest zatem dokumentem księgowym, który należy ująć w rejestrach VAT zarówno po stronie dostawcy towarów czy usług (rejestr sprzedaży VAT), jak i nabywcy (rejestr nabycia VAT).

Obowiązek podatkowy przy otrzymaniu zaliczki, co do zasady, powstaje z chwilą jej otrzymania. Przy czym przepisy o VAT dopuszczają możliwość wystawienia faktury zaliczkowej przed otrzymaniem zaliczki.

Do końca października 2019 r., czyli jeszcze przed zmianą przepisów dotyczących mechanizmu podzielonej płatności, jednym z warunków dokonania płatności w split payment było posiadanie numeru faktury. W związku z tym, jeżeli zapłata była dokonywana przed wystawieniem faktury zaliczkowej, kupujący nie mógł jej zapłacić w MPP, ponieważ nie posiadał numeru faktury. Od 1 listopada 2019 r. w nowo dodanym do ustawy o VAT art. 108a ust. 1c, ustawodawca wprowadził dodatkowy zapis, który umożliwia dokonanie wpłaty zaliczkowej w MPP, gdy kupujący nie zna numeru faktury. W takiej sytuacji w miejscu, w którym podawany jest numer faktury, należy wpisać słowo "zaliczka".

Należy zaznaczyć, że w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej, wprowadzającej omawiane przepisy, wskazano, że w przypadku zapłaty zaliczki w MPP podatnik powinien być w stanie udowodnić, że dotyczy ona konkretnej faktury, którą otrzymał po zapłacie zaliczki. Jeżeli podatnik nie będzie w stanie powiązać danej płatności zaliczki z konkretną fakturą ją dokumentującą, powstanie wątpliwość, czy wywiązał się on z obowiązku zapłaty w MPP, jeżeli taki obowiązek u niego powstał w związku z tą zaliczką.

Ponadto z przepisu nakazującego stosowanie obligatoryjnego MPP do zaliczek można wywnioskować, że dotyczy on towarów czy usług wskazanych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeśli kwota należności ogółem (a nie kwota zaliczki) przekroczy 15.000 zł (lub równowartość tej kwoty). MF wskazało również, że o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności decydować będzie w praktyce kwota zaliczki oraz zakres przedmiotowy transakcji, w związku z którą zaliczka jest płacona.

Faktura pro forma

Faktury pro forma są często stosowane w praktyce. Z reguły ich celem jest zapoznanie potencjalnego nabywcy towaru czy usługi z ofertą podatnika. Wystawiane są zatem głównie w celach informacyjnych. Zdarza się, że stanowią one podstawę do wpłat zaliczek. Faktura pro forma nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Generalnie od 1 listopada 2019 r. przy stosowaniu obowiązkowego MPP podatnicy nie powinni dokonywać wpłat w tym systemie na podstawie faktur pro forma.

Jednak od 1 listopada 2019 r. transakcje objęte obowiązkowym MPP muszą być w tym mechanizmie regulowane. Jeżeli więc będzie to wpłata zaliczki na poczet przyszłej dostawy towaru czy usługi, podatnik może tego dokonać bez względu na to, czy posiada fakturę zaliczkową, czy też nie. Zatem w sytuacji, gdy podatnik będzie zobowiązany do zapłaty zaliczki w systemie mechanizmu podzielonej płatności, w miejscu, w którym podawany jest numer faktury, powinien wpisać słowo "zaliczka".

Przykład Podatnik w kwietniu 2020 r. otrzymał zaliczkę w wysokości 20.000 zł na poczet wykonania usługi budowlanej. Łączna wartość usługi wyniesie 98.400 zł. Podatek VAT od otrzymanej kwoty zaliczki wyniósł 3.739,84 zł. Obowiązek podatkowy powstał w kwietniu i w deklaracji VAT za kwiecień podatnik wykaże VAT należny z tego tytułu. Faktura dokumentująca tę transakcję zawiera wyrazy "mechanizm podzielonej płatności".