Wymiana starych kas fiskalnych na kasy on-line

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT dopuszcza się stosowanie do prowadzenia ewidencji sprzedaży kasy rejestrujące dotychczas używane przez podatników, tj. kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii.

Obecnie podatnicy nadal mogą nabywać do prowadzenia ewidencji kasy rejestrujące starego rodzaju. Potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez:

1) kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii - są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.,

2) kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii - są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.

W związku z tym wprowadzone rozwiązanie nie ma charakteru czasowego, gdyż założeniem jest, że kasy starego rodzaju będą funkcjonowały obok kas on-line (posiadających funkcję przesyłu danych), aż do momentu ich wyeksploatowania się. W zależności od rodzaju działalności gospodarczej, do której jest używana dana kasa rejestrująca, może ona funkcjonować nawet kilka lat.

W dodanym do ustawy o VAT rozdziale 1a zatytułowanym "Przepisy epizodyczne dotyczące kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii" w dziale XIII zawarto regulację, która w dalszym ciągu umożliwia prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu dotychczasowych kas rejestrujących. Z przepisów tam zawartych wynika, iż kasy te muszą zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących dokonywanych sprzedaży oraz przechowywać te dane, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo zapewniać bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrzne nośniki danych.

Ponadto, podatnicy, którzy zdecydują się na stosowanie do ewidencji sprzedaży kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, nadal są zobowiązani do zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, a także do drukowania kopii dokumentów emitowanych przez kasy z papierowym zapisem kopii.

Jednak kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku, jako rozwiązania, które nie spełniają wymogów nowego systemu kas. Wycofywanie to będzie odbywało się w sposób ewolucyjny, zróżnicowany w zależności od rodzaju kasy. Kasy z papierowym zapisem kopii nie mogą mieć wymienianej pamięci fiskalnej. Zatem podatnik stosujący taką kasę, w której z określonej przyczyny będzie konieczna wymiana pamięci fiskalnej, będzie musiał nabyć nową kasę, z zapisem elektronicznym lub kasę on-line. Regulacja ta pozwala na sukcesywną eliminację kas, które nie posiadają funkcji przesyłu danych z kas do Centralnego Repozytorium Kas ani nie posiadają elektronicznego zapisu kopii. Zatem, podatnicy użytkujący kasy z papierowym zapisem kopii, które z określonych powodów będą wymagały wymiany pamięci fiskalnej (np. zapełnienie pamięci, awaria itp.), nie będą mogli dokonać wymiany tej pamięci, a tym samym nie będą mogli dalej używać takiej kasy. Ponadto ograniczenie to spowodowane jest tym, że przestarzała technologia używana w kasach z papierową kopią praktycznie uniemożliwia skuteczną kontrolę rozliczeń podatkowych. Kontrola taka musi być prowadzona w oparciu o papierowe wydruki kopii paragonów, jest więc długotrwała i mało efektywna.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów docelowym systemem będzie system kas on-line umożliwiających przesył danych do Centralnego Repozytorium Kas.

Przepisy nie przewidują jednak obowiązku wymiany kas rejestrujących na kasy on-line, poza wyjątkami dotyczącymi określonych branż (patrz ramka). Przyjmując za główny cel przeciwdziałanie nadużyciom w podatku VAT, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży zostali w pierwszej kolejności objęci bezwzględnym obowiązkiem stosowania kas on-line.