Czy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla samochodu w leasingu operacyjnym?

Na potrzeby działalności gospodarczej opodatkowanej PIT wykorzystuję samochód osobowy objęty na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Czy wydatki związane z eksploatacją tego samochodu powinienem uwzględniać w kosztach uzyskania przychodów w oparciu o prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu?

Nie. Podatnik, który wykorzystuje na potrzeby działalności gospodarczej samochód osobowy objęty na podstawie umowy leasingu operacyjnego, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zasadniczo obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu powstaje, w sytuacji gdy dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Podatnik nie może wówczas zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof.

Jednocześnie ustawodawca w art. 23 ust. 3b updof zastrzegł, że wymienione ograniczenie nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1 updof. Aby stwierdzić, czy podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, trzeba sprawdzić, czy zawarta przez niego umowa odpowiada warunkom określonym w art. 23a pkt 1 updof. Według tego przepisu przez umowę leasingu rozumie się umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której finansujący oddaje korzystającemu do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków, na warunkach określonych w ustawie, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów.

Jeżeli zawarta przez podatnika umowa leasingu operacyjnego spełnia te warunki, to podatnik nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla leasingowanego samochodu. Zatem wydatki związane z eksploatacją tego samochodu będzie mógł zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia.

Dodajmy, że w przypadku zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na ubezpieczenie samochodu osobowego należy pamiętać o ograniczeniu określonym w art. 23 ust. 1 pkt 47 updof. Z przepisu tego wynika, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w takiej części, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według ogłaszanego przez NBP kursu sprzedaży walut obcych z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.