Koszty upomnienia z ZUS

Ze względu na pojawiające się problemy z wyegzekwowaniem od moich kontrahentów płatności za wykonane usługi zdarzyło mi się nie zapłacić w obowiązującym terminie składek ubezpieczeniowych od wynagrodzeń pracowników za czerwiec 2018 r. Czy opłatę za upomnienie przysyłane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych mam prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów, tak jak przy upomnieniach otrzymywanych od kontrahentów?

Opłaty za upomnienie przedsiębiorca może ponosić w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zarówno w relacjach między kontrahentami, jak również w stosunkach podatnik - urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub inny organ administracji. Pod kątem rozliczania w kosztach podatkowych należy je kwalifikować na zasadach przewidzianych odpowiednio dla odsetek za zwłokę funkcjonujących w obrocie gospodarczym (stosunkach kontrahenckich) i tych dotyczących należności publicznoprawnych.

W praktyce upomnienia zazwyczaj są wezwaniami do uregulowania zaległości w zapłacie za towary bądź usługi. Dla celów podatkowych przyjmuje się, że podobnie jak kwota głównej należności do zapłaty, wynikająca z dokumentu zakupu, są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodu. Zatem z tego powodu koszty upomnienia naliczane przez kontrahentów stanowią dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodu. Jednak ich wartość można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów - tak jak przy odsetkach za zwłokę w zapłacie - dopiero z chwilą faktycznego uregulowania (zapłaty).

Wskazany sposób obciążania kosztów nie ma jednak zastosowania w przypadku upomnień za nieterminowe regulowanie należności publiczonoprawnych, w tym opłacanych do ZUS. Nie można bowiem uznać, że wydatki na opłacenie takiego upomnienia są gospodarczo i racjonalnie uzasadnione. Zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne są wynikiem niewywiązania się podatnika z ciążącego na nim ustawowo nałożonego obowiązku. W konsekwencji nie można uznać, że koszty upomnienia, ponoszone przez podatnika w sytuacji przymusowego dochodzenia należności przez ZUS, są celowe i racjonalnie uzasadnione oraz służą uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej. Z uwagi na to, że odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat do ZUS zostały przez ustawodawcę wyłączone z  kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o pdof, należy przyjąć, że również koszty upomnienia z ZUS nie mogą być zaliczane w ciężar kosztów podatkowych.