Pobór zaliczki na podatek i rozliczenie w kosztach należności z umowy zlecenia

Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zawarł na jeden miesiąc umowę zlecenia z osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej. Zleceniobiorca wystawił w dniu 27 lipca br. rachunek za wykonane w tym miesiącu zlecenie. W treści rachunku wskazano, że zapłata z tego tytułu powinna zostać dokonana do 31 lipca br. Zleceniodawca wypłaty tej jednak dokonał dopiero 3 sierpnia br., czyli w miesiącu następnym. Czy w takiej sytuacji należy przyjąć, że zaliczka na podatek dochodowy jest należna za miesiąc realizacji zlecenia, tj. lipiec 2018 r., czy zapłaty za jego wykonanie, czyli sierpień 2018 r.? W którym miesiącu zleceniodawca może tę należność ze zlecenia zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Obliczenie i pobór zaliczki na podatek dochodowy z tytułu umowy zlecenia nie zależy od okresu, w którym umowa ta była wykonywana. O momencie opodatkowania należności z tego tytułu decyduje dokonanie świadczenia na rzecz zleceniobiorcy. Zatem moment ten wyznacza dzień, w którym dokonano zapłaty za wywiązanie się z umowy (postawienie należności do dyspozycji). Z tego względu, skoro wypłata należności z umowy zlecenia zawartej na dany miesiąc dokonana została w miesiącu następnym, to zleceniodawca, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązany jest naliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w miesiącu faktycznego uregulowania tych należności.

Kalkulatory umów zlecenia dostępne są w serwisie kalkulatory.gofin.pl.

Od należności z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, zleceniodawcy mają obowiązek pobierać zaliczki na podatek dochodowy lub - gdy umowa spełnia warunki określone w art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof - zryczałtowany podatek dochodowy. Jeśli od należności ze zlecenia należy pobrać zaliczkę na podatek, to wówczas mają zastosowanie uregulowania wynikające z art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Nalicza się ją stosując do dokonywanego w danym miesiącu świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, najniższą stawkę podatkową, tj. 18%. Obliczoną w ten sposób zaliczkę zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej ze środków podatnika. Wysokość odliczanej składki na ubezpieczenie zdrowotne nie może jednak przekroczyć 7,75% podstawy jej wymiaru.

Tak ustaloną kwotę zaliczki na podatek płatnik powinien przekazać w terminie do dnia 20. miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ona pobrana, na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną - według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

Z kolei w kwestii kosztów uzyskania przychodów zleceniodawcy należy wskazać, że wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia może być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych tego miesiąca, w którym zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy. Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne od takiej umowy w części finansowanej przez płatnika składek stają się kosztem uzyskania przychodów miesiąca, w którym zostaną uregulowane na rzecz ZUS.

Rozliczenie w kosztach podatkowych należności z umowy zlecenia następuje według metody kasowej.

Należności z umów zlecenia rozlicza się bowiem w kosztach uzyskania przychodów stosując metodę kasową określoną w art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop. W ten sam sposób rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych podlegają składki na ubezpieczenia społeczne od umów zlecenia w części finansowanej przez płatnika składek.

Stanowią o tym art. 23 ust. 1 pkt 55a ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o pdop.