Rozpoczęcie współpracy z kontrahentem

Ministerstwo Finansów podkreśliło, iż w przypadku gdy podatnik nie zachowa ostrożności przy zawieraniu transakcji, i zignoruje okoliczności mogące świadczyć o tym, że transakcja ma na celu naruszenie prawa lub oszustwo, organ podatkowy może zakwestionować prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego od takiej transakcji. Zwrócono przy tym uwagę na fakt, że transakcje zawierane z nowym kontrahentem są obarczone większym ryzykiem, zatem wyróżniono przesłanki oceny należytej staranności w przypadku rozpoczęcia takiej współpracy i przesłanki dotyczące oceny już w trakcie trwania współpracy.

Dochowanie należytej staranności powinno polegać m.in. ma sprawdzeniu formalnego statusu kontrahenta. Wśród przesłanek, które wskazywać będą, że podatnik nienależycie zweryfikował swojego kontrahenta Ministerstwo Finansów wymienia m.in.:

• brak rejestracji kontrahenta w KRS lub CEIDG a także brak rejestracji na potrzeby VAT,
   
• brak koncesji i zezwoleń dotyczących towarów będących przedmiotem planowanych transakcji,
   
• fakt wpisania podmiotu do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT lub które nie zostały zarejestrowane (przy czym należy przy ocenie należytej staranności uwzględnić, czy w późniejszym okresie nie zostało przywrócone zarejestrowanie kontrahenta).

Warto także zwrócić uwagę na opisane w dokumencie kryteria transakcyjne oceny dochowania należytej staranności. Ministerstwo Finansów wymienia tutaj przykładowe okoliczności transakcji, które podatnik powinien szczegółowo przeanalizować:

1) nietypowy przebieg transakcji - gdy transakcja została przeprowadzona bez ryzyka gospodarczego,

2) płatność gotówką lub obniżenie ceny w przypadku płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza 15.000 zł,

3) zapłata za towary przelewem na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny,

4) cena towaru odbiegająca znacząco od ceny rynkowej bez ekonomicznego uzasadnienia,

5) oferowanie przez kontrahenta do sprzedaży towarów, które należą do innej branży niż ta, w której dotąd kontrahent działał,

6) nieodpowiedni kontakt z kontrahentem lub osobą go reprezentującą - brak biura, agencji, oddziału w Polsce, brak osobistego kontaktu, utrudniony kontakt wyłącznie w obcym języku itp.,

7) siedziba lub miejsce prowadzenia działalności wskazane przez kontrahenta pod adresem, pod którym brak jest oznak prowadzenia działalności gospodarczej,

8) oferowany krótszy termin płatności niż w przypadku innych dostawców - bez ekonomicznego uzasadnienia,

9) warunki transakcji odbiegające od tych, które w danej branży uznawane są za gwarantujące bezpieczeństwo obrotu - np. brak ubezpieczenia towarów, brak możliwości dokładnej weryfikacji towarów, ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji itp.,

10) dostawa towarów niezgodnych z wymaganiami jakościowymi określonymi przepisami prawa,

11) brak umowy, zamówienia czy innego potwierdzenia warunków dokonania transakcji,

12) niski kapitał zakładowy w przypadku spółki kapitałowej w odniesieniu do okoliczności transakcji,

13) brak zaplecza organizacyjno-technicznego odpowiedniego do rodzaju i skali prowadzonej działalności,

14) brak strony internetowej, czy informacji w mediach społecznościowych z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności.

Wymienione okoliczności nie mają charakteru zamkniętego. Organy podatkowe mogą uwzględniać również inne okoliczności transakcji, jakie w danym przypadku uznają za konieczne.

W przypadku gdy podatnik kontynuuje współpracę ze znanym mu już kontrahentem, istnieje - jak podkreślono w opracowaniu - mniejsze ryzyko nieświadomego jego udziału w procederze oszustw podatkowych. Ministerstwo Finansów wskazało, iż ocena należytej staranności powinna być dostosowana w takich przypadkach do już istniejącej relacji gospodarczej. Zatem w sytuacji gdy dotąd we współpracy z danym kontrahentem nie występowały okoliczności wskazane w poprzednim rozdziale, to można zastosować zaproponowane przez Ministerstwo Finansów kryteria formalne i transakcyjne.

O braku zachowania przez podatnika należytej staranności może świadczyć m.in. okoliczność, że podatnik nie weryfikował regularnie czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i czy nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń, oraz czy został wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru jako podatnicy VAT, chyba że rejestracja kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie.

Najważniejszym czynnikiem przy ocenie dochowania należytej staranności jest zmiana (bez ekonomicznego uzasadnienia) dotychczasowych zasad współpracy między podatnikiem a jego kontrahentem, m.in. w zakresie zasad płatności za nabywane towary, czy wysokości ceny, sposobu transportu czy terminu płatności.