Zasady stosowania mechanizmu podzielonej płatności

W myśl art. 108a ust. 2 ustawy o VAT, zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:

1) zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT, natomiast

2) zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury dokonywana jest na rachunek bankowy albo rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo będzie rozliczana w inny sposób.

Zapłaty z zastosowaniem tego mechanizmu należy dokonywać w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:

1) kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności,

2) kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto,

3) numer faktury, której dotyczy płatność,

4) numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

W praktyce zatem podatnik (nabywca) wypełnia jeden dokument, czyli komunikat przelewu, na którym wskazane będą dwie kwoty: kwota wartości sprzedaży brutto oraz kwota podatku. Bank (SKOK) dokona natomiast czynności mających na celu przekazanie na właściwe konta:

• kwoty odpowiadającej kwocie podatku - na rachunek VAT,
   
• pozostałej kwoty - na rachunek rozliczeniowy w banku albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Uwaga

Przepisy dotyczące stosowania mechanizmu podzielonej płatności nie przewidują możliwości zapłaty w innych formach niż przelew (np. zapłaty gotówkowej czy kartą płatniczą).

W przypadku zaistnienia sytuacji, w której płatność zostanie dokonana przy użyciu dedykowanego komunikatu przelewu na rzecz podatnika innego niż dostawca towarów lub usługodawca, wprowadzono regulację, zgodnie z którą podatnik, na rzecz którego zostanie dokonana taka płatność odpowiadać będzie solidarnie wraz z dostawcą tych towarów lub usługodawcą za nierozliczony przez dostawcę towarów lub usługodawcę podatek wynikający z tej dostawy towarów lub świadczenia usług do wysokości kwoty otrzymanej na rachunek VAT. Taka regulacja ma w założeniu uniemożliwić dokonywanie działań zmierzających do niepłacenia podatku.

2.1. Rachunek VAT dla przedsiębiorcy

Rachunek VAT otwierany jest przez bank lub SKOK dla każdego przedsiębiorcy posiadającego rachunek rozliczeniowy czy imienny rachunek członka spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Dotyczy to nie tylko podatników VAT czynnych ale również zwolnionych z tego podatku.

Otwarcie rachunku VAT nie wymaga zawarcia z bankiem lub SKOK-iem odrębnej umowy i jest wolne od dodatkowych prowizji i opłat dla banku. Ministerstwo Finansów potwierdziło, iż rachunki VAT nie są otwierane do rachunków oszczędnościowych posiadanych przez podatników.

Nie ma jednak przeszkód, aby podatnik będący osobą fizyczną prowadząc działalność gospodarczą używał do rozliczeń posiadany rachunek oszczędnościowy. Nie ma bowiem obowiązku zakładania konta firmowego w banku z powodu wykonywania takiej działalności.

Brak rachunku rozliczeniowego firmowego jednak skutkuje tym, że bank dla podatnika nieposiadającego takiego rachunku, nie otworzy od 1 lipca 2018 r. rachunku VAT, w konsekwencji czego podatnicy ci nie mogą płacić, ani przyjmować płatności w systemie podzielonej płatności.

Z jednej strony taka praktyka może spowodować problemy w relacjach z kontrahentami, którzy chcą korzystać z mechanizmu podzielonej płatności przekazując podatnikowi należną zapłatę. Ograniczyć to może krąg podmiotów zainteresowanych współpracą z podatnikiem. Z drugiej natomiast - pozwala na uniknięcie ewentualnej blokady środków, jaka możliwa jest na mocy przepisów ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych (Dz. U. poz. 2491), zwanej "ustawą o STIR".

Uwaga

Podatnicy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej rachunki oszczędnościowe, nie mogą płacić, ani przyjmować płatności w systemie split payment.

Należy dodać, że podatnicy nie mają obowiązku informowania urzędu skarbowego o otwarciu rachunku VAT. Rachunki te otwierane są automatycznie przez banki (SKOK-i) i nie są one rachunkami działającymi samoistnie, tylko rachunkami otwartymi dla rachunku rozliczeniowego podatnika.

Numer rachunku VAT, jaki zostanie nadany przedsiębiorcy w związku z jego utworzeniem przez bank, jest numerem wyłącznie do wiadomości tego przedsiębiorcy. Nie podaje on tego numeru na wystawianych fakturach, ponieważ nie ma możliwości, aby kontrahent dokonał przelewu jakiejkolwiek kwoty bezpośrednio na rachunek VAT. Przelewy przy zastosowaniu mechanizmu split payment są dokonywane na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy, a to bank, na podstawie komunikatu przelewu dokona odpowiedniego "zaliczenia" wskazanej w tym komunikacie kwoty na rachunek VAT podatnika.

W praktyce możliwe są sytuacje, w których podatnik postanawia zlikwidować posiadany w danym banku rachunek rozliczeniowy. Jak w takim przypadku odzyska pieniądze zgromadzone na rachunku VAT?

Sposób postępowania ze środkami zgromadzonymi na rachunku VAT zależy między innymi od tego, czy rachunek VAT otwarty został dla jednego czy dla większej liczby rachunków rozliczeniowych. Jeżeli jeden rachunek VAT jest prowadzony dla kilku rachunków rozliczeniowych, to likwidacja jednego z rachunków rozliczeniowych nie spowoduje zamknięcia rachunku VAT. Natomiast w przypadku gdy rachunek VAT jest prowadzony dla jednego tylko rachunku rozliczeniowego, który ma zostać zamknięty, wówczas rachunek VAT równocześnie zostanie zamknięty.

Jeśli w tym samym banku prowadzony jest dla podatnika inny rachunek VAT, to środki pochodzące z zamykanego rachunku VAT zostaną na niego przelane. Jeżeli podatnik nie wskaże innego rachunku VAT prowadzonego w tym samym banku, bank przed zamknięciem rachunku VAT uzna rachunek rozliczeniowy, dla którego otwarty był rachunek VAT tego posiadacza, kwotą środków zgromadzonych na rachunku VAT, na podstawie doręczonego postanowienia, o którym mowa w art. 108b ust. 1 ustawy o VAT. Podatnik musi jednak w tej sprawie złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o przekazanie środków zgromadzonych na rachunku VAT na wskazany rachunek rozliczeniowy.

2.2. Jak zapłacić kontrahentowi przy wykorzystaniu mechanizmu split payment?

Sposób dokonania płatności za nabywane towary czy usługi zależy wyłącznie od woli nabywcy. To on decyduje, czy płatność za nabywane towary i usługi będzie wykonana przelewem tradycyjnym, czy też przy użyciu komunikatu przelewu. Aby zrealizować zlecony przez nabywcę przelew (przy zastosowaniu split payment), bank w pierwszej kolejności obciąży kwotą podatku rachunek VAT nabywcy i uzna tą kwotą jego rachunek rozliczeniowy. Jeżeli natomiast podatnik nie będzie posiadać środków na rachunku VAT, bank obciąży wyłącznie jego rachunek rozliczeniowy i wówczas technicznie cały przelew zostanie dokonany z rachunku rozliczeniowego podatnika.

Inaczej będzie w sytuacji gdy podatnik dokonujący zapłaty przy użyciu mechanizmu split payment ma środki na rachunku VAT, ale będą one niewystarczające do zapłaty wskazanej w komunikacie przelewu wartości.

Dopiero wówczas, gdyby na rachunku rozliczeniowym podatnika nie było środków wystarczających na zapłatę kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży brutto wskazanej w komunikacie przelewu, bank nie zrealizuje przelewu.

W komunikacie przelewu, jaki wypełniany jest przez podatnika, który zamierza uregulować należność przy zastosowaniu mechanizmu split payment wykazywana jest kwota odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności. Oznacza to, że podstawą dokonania płatności w systemie split payment jest otrzymana przez podatnika faktura. Na jej podstawie dokonuje on wyboru sposobu płatności i decyduje o tym, że ma to być płatność podzielona.

Należy dodać, że stosowane często w praktyce stosunków gospodarczych faktury pro forma, nie stanowią faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Dlatego też, na jej podstawie nie można dokonać płatności w systemie split payment.

W przypadku gdy podatnik zdecyduje się dokonać podzielonej płatności na rzecz kontrahenta, nie wiedząc, że kontrahent ten nie posiada rachunku VAT, bank nie zrealizuje takiego przelewu. Środki wrócą w takim przypadku na rachunek podatnika.

Natomiast inaczej będzie gdy podatnik pomyli się wpisując niewłaściwe kwoty w komunikacie przelewu. Banki nie są obowiązane do sprawdzania prawidłowości obliczenia kwoty podatku VAT wskazanej w komunikacie przelewu, a także nie mają możliwości sprawdzenia prawidłowości wskazanych przez podatnika kwot. Zatem w sytuacji pomyłki w kwocie przelew zostanie zrealizowany według danych z komunikatu przelewu.