Finansowanie szkoleń pracowniczych

Pracodawca postanowił finansować pracownikom z własnych środków obrotowych koszty odbywania różnorodnych szkoleń, nie zawsze związanych bezpośrednio z wykonywaną przez nich pracą. Czy ich wartością, jako tzw. kosztów pracowniczych, może obciążać firmowe koszty podatkowe?

Pracodawca ma ustawowy obowiązek wspierania pracowników w procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co wynika z Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.). Zgodnie z jego uregulowaniami pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Pracodawca nie ma jednocześnie obowiązku finansowania pracownikowi wydatków związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Może jednak przyznać pracownikowi pewne świadczenia "edukacyjne" na zasadzie dobrowolności.

Z art. 103³ K.p. wynika, że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Katalog tych świadczeń ma charakter otwarty, co oznacza, że pracodawca może sfinansować pracownikowi także inne wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji.

Jednak nie każdy rodzaj szkolenia odbytego przez pracownika uprawnia przedsiębiorcę do obciążenia kosztów firmowych wydatkami, które w związku z tym szkoleniem poniósł. Istotne jest, by tematyka i zakres szkolenia miały związek z profilem działalności firmy. Trudno wykazać istnienie takiego związku np. w przypadku sfinansowania kosztów kursu grafiki komputerowej pracownikowi infolinii czy też kursu operatora maszyn osobie zatrudnionej na stanowisku dozorcy. W obu przypadkach pracownicy nie wykonują bowiem pracy wymagającej znajomości zagadnienia będącego przedmiotem szkolenia. W konsekwencji nie ma podstaw do powiązania tych wydatków z przychodami pracodawcy. Z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności nie można ich uznać za celowe.

Inaczej natomiast będzie w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszty szkoleń, np. w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych pracownikom działu kadr i księgowości, obsługi wózków widłowych pracownikom magazynu czy też zarządzania zasobami ludzkimi kadrze kierowniczej. Tego typu wydatki, jako mające związek z jego działalnością oraz ponoszone w celu uzyskania przychodu, pracodawca może zakwalifikować jako koszty podatkowe.