Faktury wystawiane do paragonów w ewidencji sprzedaży VAT

W prowadzonej działalności gospodarczej zarówno sprzedaż na rzecz osób prywatnych, jak i podmiotów gospodarczych ewidencjonujemy w kasie fiskalnej. Faktury (z załączonymi paragonami) wystawionymi na rzecz firm ujmujemy osobno w rejestrze VAT i JPK_VAT. Czy w ewidencji sprzedaży VAT i w konsekwencji JPK_VAT należy ująć raport fiskalny okresowy (miesięczny) pomniejszony już o kwoty z wystawionych faktur na rzecz firm czy też cały raport okresowy i następnie innym dokumentem powinniśmy skorygować kwoty z tego raportu o sprzedaż zrealizowaną na rzecz przedsiębiorców?

Wynikający z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Natomiast - co do zasady - sprzedaż dokonywana na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą, powinna być udokumentowana fakturą i zarejestrowana w ewidencji, która wymieniona jest w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, czyli zasadniczo nie powinna być ewidencjonowana w kasie fiskalnej.

W myśl tego przepisu, ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, w szczególności inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przyznają jednak, że przepisy dotyczące VAT nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą za pomocą kas rejestrujących. Jednakże jak podkreślają, czynni podatnicy VAT są zobowiązani w prowadzonej ewidencji VAT wpisywać odrębnie wszystkie faktury dokumentujące transakcje zawierane z podmiotami gospodarczymi wraz z podaniem ich numeru identyfikacyjnego nadanego dla potrzeb VAT lub podatku od wartości dodanej. Dotyczy to również faktur dokumentujących sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej i potwierdzoną paragonem fiskalnym. Bowiem tylko ujęcie każdej faktury wystawionej dla przedsiębiorców pozwoli sprostać ustawowemu obowiązkowi, aby ewidencja VAT zawierała numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W takiej jednak sytuacji, aby uniknąć podwójnego rozliczenia VAT od danej czynności sprzedaży (udokumentowanej paragonem oraz fakturą) sporządzając deklarację VAT za okres, w którym sprzedaż zaewidencjonowano w kasie fiskalnej należy pamiętać o odpowiednim pomniejszeniu kwot wykazanych w miesięcznym raporcie fiskalnym (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 21 grudnia 2016 r., nr 3063-ILPP2-2.4512.169.2016.1.AKr).

Aby udzielić odpowiedzi na zadane przez podatnika pytanie pomocne będzie wyjaśnienie Ministerstwa Finansów w zakresie JPK zamieszczone na stronie internetowej www.finanse.gov.pl.

Udzielona odpowiedź dotyczy wprawdzie zasad dokonania korekt sprzedaży już zarejestrowanej w kasie fiskalnej, ale może mieć ona również zastosowanie w niniejszej sprawie. Jak czytamy: "(...) W jaki sposób dokonać zapisu, w przypadku sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej, jeżeli w danym miesiącu miały miejsce zwroty towarów i obniżenia ceny (które zostały ujęte w odrębnej ewidencji korekt)? Czy wystarczy dokonać jednego zapisu zbiorczego (wartość z raportu miesięcznego pomniejszona o korekty), czy należy dokonać dwóch zapisów: - pierwszy zapis z raportu miesięcznego, - drugi zapis jako korekta na »minus« dokonywana na podstawie ewidencji korekt?

Zdaniem resortu finansów w takim przypadku: "(...) Istnieje możliwość zastosowania obu rozwiązań - jednego zbiorczego zapisu lub dwóch oddzielnych. (...)"

Reasumując, w przypadku zarejestrowania w kasie fiskalnej sprzedaży na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, fakturę dokumentującą tę transakcję należy ująć w rejestrze sprzedaży, a obrót z niej wynikający powinien zmniejszać obrót wykazany w raporcie fiskalnym miesięcznym z kasy fiskalnej. Zdaniem redakcji takiego pomniejszenia można dokonać na podstawie dowolnego dokumentu, np. miesięcznego zestawienia obrotów z faktur wystawionych na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub też raportu fiskalnego skorygowanego już o kwoty wynikające z tych faktur.