Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowej pracownika
Wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Dla celów bilansowych ujmowanie w kosztach wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników nie jest ograniczone limitem "kilometrówki". Wydatki te mogą być odnoszone w całości na konto kosztów rodzajowych (np. na konto 40-6 "Koszty podróży służbowych") lub na odpowiednie konto zespołu 5, zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką (zasadami) rachunkowości. Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych może nastąpić np. w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Może to zostać zaewidencjonowane np. zapisem:
| - Wn konto 40-6 "Koszty podróży służbowych" lub konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe", - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
| i równolegle: |
| - Wn odpowiednie konto zespołu 5, np. konto 55 "Koszty zarządu", - Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
Wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej może zostać zaksięgowana np.:
| - Wn konto 23-4, - Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący" (lub konto 13-1 "Rachunek walutowy). |
Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego, tj.:
| - Wn konto 10 lub konto 13-0 (lub konto 13-1), - Ma konto 23-4. |
Z kolei regulowanie wydatków z tytułu podróży służbowej za pomocą firmowej karty płatniczej może zostać zaksięgowane np.:
| - Wn konto 23-4, - Ma konto 13-0 (lub konto 13-1). |
Ewentualne różnice kursowe, powstałe w związku z rozliczeniem kosztów podróży służbowych pracowników odnoszone są odpowiednio na koszty finansowe (konto 75-1) lub przychody finansowe (konto 75-0).
| Przykład
Za zgodą pracodawcy pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem, o pojemności silnika 1.600 cm3. Z przedłożonego rozliczenia podróży służbowej wynika, że pracownik ten przejechał 500 km. Pracodawca wypłacił pracownikowi zwrot kosztów przejazdu w wysokości "kilometrówki" w kwocie 417,90 zł (500 km × 0,8358 zł - obowiązująca stawka za 1 km przebiegu). Ponadto pracodawca zwrócił pracownikowi poniesione opłaty za przejazd płatną autostradą w kwocie 46 zł (w tym 8,60 zł VAT), udokumentowane paragonami dołączonymi przez pracownika do rozliczenia kosztów podróży. W przykładzie założono, że ww. paragony są dla celów VAT uznawane za faktury. Przed wyjazdem pracownik pobrał zaliczkę na koszty podróży służbowej w kwocie 300 zł. W dniu przedłożenia przez pracownika rozliczenia podróży służbowej pracodawca wypłacił pracownikowi pozostałą kwotę należności z tytułu podróży służbowej w kwocie 163,90 zł (463,90 zł - 300 zł). |
Dekretacja:
| Opis operacji: | Kwota | Konto | Dla celów podatku dochodowego |
|
| Wn | Ma | |||
| 1. Wypłata zaliczki na koszty podróży służbowej (KW): | 300,00 zł | 23-4 | 10 | - |
| 2. Rozliczenie kosztów podróży służbowej: | |
|||
| a) łączna kwota kosztów podróży służbowej (417,90 zł + 46 zł): |
463,90 zł | 23-4 | - | |
| b) podlegający odliczeniu VAT naliczony (8,60 zł × 50%): |
4,30 zł | 22-1 | - | |
| c) zarachowanie wydatków na podróż służbową do kosztów: |
||||
| - kwota "kilometrówki": | 417,90 zł | 40-6/1 | Stanowi koszt uzyskania przychodów |
|
| - kwota netto opłat za autostrady oraz niepodlegający odliczeniu VAT naliczony (37,40 zł + 4,30 zł): |
41,70 zł | 40-6/2 | Nie stanowi kosztu uzyskania przychodu |
|
| 3. Wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej, w kwocie pomniejszonej o pobraną wcześniej zaliczkę: | 163,90 zł | 23-4 | 10 | - |
Księgowania:
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.PoradyPodatkowe.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM
Forum aktywnych księgowych
| ||||||||||||
|
||||||||||||