Opłaty za przejazdy autostradą oraz za parkingi w podróży służbowej pracownika

Zwrot opłat za parkingi/przejazdy autostradą a przychód pracownika

Zasadniczo wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, jakie pracownik uzyskuje od pracodawcy, stanowią dla tego pracownika przychód ze stosunku pracy. Otrzymując zatem zwrot opłat za parkingi, przejazdy autostradą prywatnym samochodem w podróży służbowej, pracownik uzyskuje przychód. Wolne od podatku dochodowego są jednak diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF).

Jak już pisaliśmy, w sytuacji gdy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem (za zgodą pracodawcy), wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.).

Jeżeli pracownik poniósł w czasie podróży (krajowej lub zagranicznej) inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, to przysługuje mu zwrot tych wydatków, w udokumentowanej wysokości. Obejmują one: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (zob. § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej).

W świetle powyższego, jeśli pracownikowi, odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, pracodawca zwróci poniesione przez niego m.in. opłaty za przejazdy autostradami, parkingi, to zwrot tych wydatków będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego. Tego rodzaju wydatki zwracane są bowiem pracownikowi zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 17 października 2016 r., nr ITPB2/4511-656/16-1/BK:

"(...) zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej dodatkowych kosztów poniesionych przez nich za opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. (...)"

Opłaty za parkingi/przejazdy autostradą a koszty uzyskania przychodów

Niewątpliwie wydatki związane z podróżą służbową pracowników mają związek z działalnością gospodarczą podatnika, a ich poniesienie ma na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Kwalifikując opłaty za przejazd autostradą do kosztów uzyskania przychodów, należy mieć jednak na uwadze, że ustawodawca wyłączył z tych kosztów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej tzw. "kilometrówkę" (czyli kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Wydatki mieszczące się w ww. limicie są kosztem podatkowym, jeśli przebieg pojazdu jest udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOF.

Ustawodawca nie zawarł definicji "wydatków z tytułu używania samochodów". Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wyjaśniają, że są to wydatki na posługiwanie się samochodem, wykorzystywanie go. Tak uznał np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 19 października 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.57.2017.1.AZE. Według organu podatkowego:

"(...) do kosztów z tytułu używania dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe.

(...) opłaty za przejazd autostradą i opłaty za parkingi wiążą się nierozerwalnie z używaniem samochodu, są to wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego, a zatem wydatki te objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30a i 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (...)."

Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 czerwca 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.54.2017.2.KP, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 27 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG.

W świetle zatem stanowiska organów podatkowych, opłaty za parkingi oraz opłaty za przejazdy płatnymi autostradami, ponoszone w związku z podróżą służbową pracownika, odbywaną jego prywatnym samochodem osobowym, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w ramach limitu tzw. kilometrówki.