Świadczenia z tytułu podróży służbowej a przychód pracownika

Pojęcie podróży służbowej wyjaśnia art. 77⁵ Kodeksu pracy, w myśl którego jest nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Przy podróży służbowej nie następuje zmiana miejsca świadczenia pracy zapisanego w umowie o pracę.

W przypadku jednostek budżetowych oraz pracodawców spoza budżetu, którzy nie określili zasad wypłacania świadczeń delegacyjnych w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę), rodzaje tych świadczeń oraz zasady ich wypłacania wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

W sytuacji, gdy za zgodą pracodawcy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, to przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Jak stanowi § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia, stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego: o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 wynosi 0,5214 zł,   o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 wynosi 0,8358 zł,

Zasadniczo należności z tytułu podróży służbowej (krajowej czy zagranicznej) stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Jednak, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W sytuacji, gdy pracodawca zwróci pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej (w tym zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracownika) w wysokości nieprzekraczającej limitów wynikających z ww. rozporządzeń, to cały uzyskany z tego tytułu przez pracownika przychód będzie wolny od podatku. Natomiast, jeśli wypłacone pracownikowi kwoty będą wyższe od limitów wynikających z tych rozporządzeń, to nadwyżka ponad te limity będzie podlegała opodatkowaniu.

Zwrot kosztów paliwa dokonywany zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej

Zasadniczo do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety, potwierdzające poszczególne wydatki (jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania). Nie dotyczy to jednak diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Z punktu widzenia prawa pracy, nie ma uszczegółowionych wymogów co do dokumentowania "kilometrówki". Zatem, otrzymując zwrot kosztów przejazdu w wysokości "kilometrówki", pracownik nie musi przedkładać pracodawcy faktury za zakup paliwa do ww. samochodu. Wydatki wynikające z takiej faktury i tak nie będą brane pod uwagę przy zwrocie należności z tytułu podróży służbowych.

Zwrot kosztów paliwa dokonywany na innych zasadach niż określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej

Pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić wysokość oraz warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest on objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Warunki te mogą być inne niż określone w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej. Pracodawca może m.in. ustalić wyższą "kilometrówkę".

Może być też tak, że pracodawca określi - w układzie/regulaminie/umowie o pracę - iż wydatki na zakup paliwa do prywatnego samochodu pracownika, wykorzystywanego do odbycia podróży służbowej, będą temu pracownikowi zwracane w wysokości faktycznie przez niego poniesionej. W takim przypadku, w celu udokumentowania wysokości tych wydatków, pracownik będzie zobowiązany przedstawić pracodawcy dokumenty (np. faktury) potwierdzające wysokość poniesionych kosztów.

UWAGA! Przy ustalaniu zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracownika w podróży służbowej warto zwrócić uwagę na argumentację podaną przez skład siedmiu sędziów Sądu Najwyższego w uchwale z 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP 1/14. W uchwale tej - odnoszącej się wprawdzie do ryczałtu za nocleg dla kierowców odbywających nocleg w kabinie samochodu - sąd orzekł, że takiemu pracownikowi (kierowcy) przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy.

Z powyższego można wysnuć wniosek, że ustalając - w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania czy umowie o pracę - wysokość i warunki zwrotu pracownikowi kosztów podróży służbowej, pracodawca powinien przyjąć warunki co najmniej tak korzystne, jak w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. W kontekście zwrotu pracownikowi kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracodawca może zatem ustalić, że zwrot kosztów paliwa będzie dokonywany na rzecz pracownika w wysokości faktycznie przez niego poniesionej, kwota ta nie powinna być jednak niższa od ww. limitu "kilometrówki".